Le texte prévoit que la convocation est notifiée « au moins 21 jours avant la date de la réunion ». Le règlement de copropriété a toutefois la possibilité de déroger à ce délai légal pour prévoir une durée plus longue – mais pas plus courte.
Qu'il s'agisse de l'assemblée générale des copropriétaires annuelle ou d'une assemblée générale extraordinaire, la convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée. En cas d'urgence, il est possible de déroger à cette règle et de convoquer dans un délai moindre.
Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).
La convocation doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l'Assemblée générale (AG) par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou électronique (LRE) avec l'accord écrit du copropriétaire.
Mode et délai de convocation des associés à l'assemblée
Le premier jour du délai ne compte pas contrairement à son dernier jour. Exemple : une assemblée générale doit se tenir le 30 juin, la lettre de convocation doit donc être envoyée au plus tard le 15 juin.
Elle doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 jours calendaires : Correspond à la totalité des jours du calendrier de l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre, y compris les jours fériés ou chômés avant la date de l'AG (sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété).
S'il termine un samedi, un dimanche ou un jour férié alors la fin du délai sera reportée jusqu'au premier jour ouvrable à venir. En cas de délai de 1 jour, exprimé en jour franc, on parle de "3 jours francs" puisqu'il faut exclure le jour de départ, le jour de l'échéance, et y ajouter le jour de délai.
L'état des dettes et créances; Le budget prévisionnel, soit celui que le conseil d'administration entend présenter pour fins de consultation; Tout projet de modification à la déclaration de copropriété; Une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.
Comme pour l'AG ordinaire, l'assemblée générale extraordinaire est convoquée par le syndic, avec un délai de 21 jours à respecter pour adresser la convocation, sauf en cas d'urgence (pas de délai) ou de second vote (8 jours).
A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Mais attention, celle-ci doit être envoyée au syndic dans un délai suffisamment long avant la prochaine assemblée générale.
Le délai se compte de date à date : il s'achève théoriquement le même jour et le même mois que celui du départ mais d'une autre année (la dernière du délai). Le dernier jour compte entièrement dans le délai (jusqu'à minuit, c'est-à-dire jusqu'à 23h59 inclus).
En jours. Le jour de départ est le jour suivant l'acte, l'événement, la décision ou la notification qui fait courir le délai au regard de la loi. Par exemple, si l'on reçoit une assignation devant le tribunal le lundi, le délai démarre le mardi, le jour de la réception de l'acte ne compte pas.
Les délais de procédure se définissent comme le temps conféré aux parties à l'instance pour l'accomplissement des actes et des formalités de la procédure.
Convocation du conseil municipal
Le délai à respecter entre la date d'envoi de la convocation et celle de la réunion est de trois jours francs dans les communes de moins de 3 500 habitants et de cinq jours francs dans les autres communes.
La date et l'heure de l'assemblée générale (AG) sont fixées par celui qui la convoque(1). C'est donc généralement le syndic qui décide de cette date, en principe après consultation du conseil syndical. Un ou plusieurs copropriétaires peuvent demander le report de la tenue de l'AG.
La nouvelle rédaction de l' article 48 issue de la loi constitutionnelle du 23 juillet 2008 dispose que l'ordre du jour est fixé par chaque assemblée et instaure un partage de celui-ci entre le Gouvernement et le Parlement.
L'assemblée générale extraordinaire permet de convoquer les associés d'une entreprise pour répondre à une préoccupation urgente et majeure. Elle se distingue de l'assemblée générale ordinaire (AGO) qui possède un caractère récurrent et qui permet de statuer sur les comptes annuels.
Notification. Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés). Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail.
Pour annuler une assemblée générale, le copropriétaire ou le conseiller syndical doit en faire la demande auprès du tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble. Les services d'un avocat sont requis pour rédiger un acte d'assignation en justice.
Le syndic doit obtenir l'accord express de chaque copropriétaire pour communiquer mails et téléphone aux autres copropriétaires. Par contre il peut et il doit communiquer l'adresse postale. Le document par lequel le syndic communique la liste des copropriétaires et leurs coordonnées postales est la feuille de présence.
Le délai de dix jours court à compter du mercredi 14 mars. Le dixième jour correspond au vendredi 23 mars : vous avez donc jusqu'à cette date, minuit, pour vous rétracter.
Un jour ouvrable correspond à tous les jours de la semaine, à l'exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés. On en compte 6 par semaine (lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi, généralement).
Les jours ouvrables sont les jours qui peuvent être légalement travaillés (du lundi au samedi), ils excluent les dimanches et jours fériés. Les jours ouvrés représentent les jours où l'entreprise est réellement en activité (en général du lundi au vendredi).