Quelles sont les différentes étapes d'une réunion ?
cerner le sujet de la réunion ; • définir les objectifs de la réunion ; • composer le groupe de travail ; • programmer la réunion ; • planifier la progression du groupe ; • rédiger la convocation ; • motiver les individualités ; • assurer l'organisation de la réunion.
L'ordre du jour indique à votre équipe l'ensemble des points qui seront abordés lors d'une réunion et lui permet de se préparer en conséquence. Idéalement, il lui servira de fil conducteur et vous permettra d'attribuer à chacun de ses membres des tâches ou d'autres actions à réaliser selon des échéances réalistes.
Les différents types de réunions : formelle ou informelle
Une réunion formelle est toute réunion pré-organisée entre deux ou plusieurs personnes qui : A lieu pour atteindre un objectif commun et défini. Se déroule à une date, heure et lieu précis. Suit un ordre du jour clair.
Elle ne doit pas être trop longue. Il est important de ne pas dépasser une heure de réunion, au risque sinon que les membres décrochent. La concentration tend à diminuer au bout de 60 minutes.
En fonction des enjeux et des sujets d'une réunion, le temps accordé à cette dernière peut évidemment être variable. Cependant, plusieurs études convergent vers une recommandation : maintenir une durée stable, idéalement autour de 30 minutes.
Une réunion efficace est, par définition, incontournable. Elle possède un objectif précis et ne peut pas être remplacée par un e-mail ou une vidéo. Pour vous en assurer, répondez aux questions suivantes : Est-il nécessaire de rassembler vos collaborateurs pour partager cette information ?
Dans le cas du conseil d'administration, il se peut que ce soit le secrétaire général (ou son assistant) qui organise les réunions. Dans le cas d'autres types de réunions de direction, la responsabilité peut incomber à l'assistant exécutif du PDG ou à un membre de l'équipe du comité de direction.
Une bonne réunion doit être une ré-union dans laquelle tous les participants doivent pouvoir s'exprimer. La réunion doit ainsi être perçue comme un moyen de se ré-unir pour avancer ensemble.
Qui rédige l'ordre du jour ? La rédaction de l'ordre du jour des réunions doit être co-réalisée par le secrétaire du CSE et le président ou l'employeur. Les élus Comité Social et Économique de l'entreprise doivent d'abord lister les différents sujets à aborder.
L'objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret. Un objectif que l'on peut visualiser focalise mieux l'énergie du groupe. Il est judicieux, en début de réunion, de dessiner une image ou un brouillon de ce que l'on veut obtenir à l'issue de celle-ci.
Pendant votre présentation en réunion, veillez donc à paraître positif et ouvert. Tenez-vous droit, souriez, gesticulez pour souligner ce qui est important, etc. Ne restez pas assis, les bras croisés, en train de lire votre texte : cela ne vous aidera pas.
Quel est le rôle d'une secrétaire dans une réunion ?
Il devra être présenté aux autorités judiciaires ou administratives chaque fois qu'elles en feront la demande. -Pendant les réunions, le rôle du secrétaire est stratégique : il doit à la fois prendre des notes pour constituer le compte rendu et faire le lien avec les décisions passées.
La Réunion est une île volcanique au climat tropical. Elle s'étend sur 2512 km2. Le Piton des neiges est le plus haut sommet de l'océan Indien avec 3070 mètres. De fait, la partie émergée de La Réunion ne représente qu'environ 3 % de la montagne sous-marine qui la forme.