Les pièces comptables : importance Ces justificatifs comptables permettent de pouvoir disposer de l'ensemble des éléments dans le cas d'un litige avec un fournisseur ou un client. Ainsi, sans les pièces comptables justificatives, il n'est pas possible d'enregistrer une opération dans votre comptabilité.
* Les pièces justificatives sont des documents servant de justification aux enregistrements comptables et de moyen de preuve entre commerçants en cas de litige. * Les pièces justificatives servent de preuve d'enregistrements comptables, elles facilitent l'identification et la corrections des erreurs comptables.
La pièce justificative peut être une pièce qui justifie une seule écriture comptable isolée ou un récapitulatif qui justifie un ensemble d'opérations. Elle peut provenir d'un tiers (une facture fournisseur par exemple) ou être élaborée par l'entreprise (une facture de vente par exemple).
Ensuite, il est nécessaire de justifier et d'analyser les comptes de gestion, classes 6 et 7. Pour chaque compte, il faut analyser les imputations comptables des charges et des produits. Il faut toujours veiller au bon rattachement de l'exercice concerné.
1) LE LIVRE-JOURNAL
Ce document comptable retrace la chronologie jour après jour des transactions réalisées par l'entreprise. Selon la nature des opérations (banque, achat, vente), elles sont retranscrites dans des journaux différents : journal des achats, journal des ventes ou journal de banque.
Pour tenir sa comptabilité et produire ses comptes, l'entreprise doit obligatoirement appliquer plusieurs principes comptables : principe de prudence, principe de continuité d'exploitation, principe d'indépendance des exercices, principe d'intangibilité du bilan d'ouverture…
Il permet d'isoler les factures restant à payer pour les fournisseurs, mais également, les factures restant à encaisser pour les clients. Le lettrage comptable permet de faire un point régulier sur l'état des comptes de tiers qui permet d'optimiser l'exploitation des données comptables.
Il existe en comptabilité différentes typologies d'erreurs. L'erreur arithmétique, l'erreur d'imputation, l'erreur par omission, l'erreur de double enregistrement.
Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Selon la famille de documents (documents relatifs aux clients / aux fournisseurs / au personnel / à l'administration fiscale / à la banque), vous opterez pour l'une ou l'autre de ces méthodes.
avoir une pièce comptable justificative (ex : facture client ou fournisseur) permet d'apporter une preuve en cas de contrôle et permet de justifier la réalisation de l'écriture.
PIECES EXTERNES
Il s'agit des factures fournisseurs, des diverses notes de débit/crédit clients et/ou fournisseurs, des extraits des comptes bancaires, des documents et autres correspondances à incidence comptable.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Les délais de conservation de ces documents sont également évoqués.
La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d'œuvre pour les prestations. De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaître.
Comment justifier d'un achat sans facture ? La première chose à faire est de demander un duplicata de la facture manquante à votre fournisseur. Ce document doit porter la mention « duplicata de facture » ou « copie délivrée à la demande de l'acheteur » et « certifié conforme à l'original ».
Ne pas conserver et trier vos reçus et documents administratifs. Il peut arriver que les entrepreneurs ou travailleurs autonomes égarent leurs reçus de dépenses professionnelles. Si vous ne tenez pas compte de ces dépenses remboursables, vous risquez de perdre des déductions fiscales.
C'est en principe l'objectif du réviseur qui travaille à la révision des comptes. Dans le cadre de ses travaux, il va vérifier un certain nombre d'assertions (exhaustivité, existence, propriété, réalité...). Ces travaux vont lui permettre de repérer erreurs et anomalies.
- Le système de DEGRANGE appelé système Américain. - Le système centralisateur appelé système de comptabilité Française.
L'exercice comptable correspond à la période pour laquelle l'entreprise doit tenir une comptabilité. En règle générale, un exercice comptable dure une année. Il s'agit de 12 mois consécutifs, alignés ou non sur l'année civile. Toutefois, il existe des exceptions.