La concision, la clarté et la neutralité au cœur des règles de rédaction d'un PV. Le PV d'une séance du conseil est un document bref, explicite et impartial. Il se doit d'éviter toute longueur, toute ambiguïté, inexactitude et imprécision. Il ne laisse à aucun moment entrevoir l'opinion du rédacteur.
Un procès-verbal (PV) est un document écrit. Il retranscrit des échanges verbaux ou dresse un constat. En principe, le PV est signé au moins par la personne qui l'a rédigé. Il peut aussi être signé par la personne dont on retranscrit les propos ou les actes, ou par la personne à laquelle le PV est destiné.
La date, le lieu et la nature de la réunion (AG constitutive ou annuelle — ordinaire — ou extraordinaire) Le nom du rédacteur du PV d'AG d'association. La liste des membres présents et représentés (nom et qualité) L'identité du mandataire des membres absents, mais représentés.
Le procès-verbal d'assemblée, mode consacré d'expression des décisions des associés ou actionnaires. Le procès-verbal d'assemblée générale, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire, est le moyen de restituer les décisions des détenteurs du capital (associés ou actionnaires) des sociétés.
- Toute personne interne à la société, estimée apte à rédiger un tel acte (par exemple, un salarié occupant une fonction administrative dans la société, tel qu'un juriste d'entreprise), ou bien un tiers extérieur à la société, légalement compétent, c'est-à-dire un avocat.
Au terme de l'alinéa 2 de l'article R. 225-23 du Code de commerce, le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un administrateur. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins.
Modification du nom ou de l'objet de l'association. Modification de l'adresse du siège et/ou de l'adresse de gestion. Désignation de nouveaux dirigeants : les nom, prénom, profession, domicile et nationalité et fonction doivent être déclarés.
Écrire un pv exige de détailler avec clarté toutes les discussions. En évitant tout parti pris comme toute ambiguïté, le document doit intégrer toutes les informations pertinentes. Il doit cependant rester concentré sur l'essentiel en allant droit au but et en évitant toute digression.
Les documents à mettre à disposition
Pour cela, tous les documents nécessaires devront être envoyés par le dirigeant 15 jours au moins avant la date de l'assemblée : Les comptes annuels (bilan, compte d'affectation du résultat et annexe) Le rapport de gestion.
Le compte rendu s'apparente au procès-verbal lorsqu'il relate le déroulement d'une séance. Il se présente le plus souvent de la même manière, mais il diffère du procès-verbal par son caractère moins officiel et une moins grande rigidité dans la description des faits mis en cause.
Le procès-verbal d'assemblée d'une SA doit être signé et paraphé par les membres du bureau de celle-ci, c'est à dire : les organes exécutifs, les scrutateurs et le secrétaire du bureau, préalablement, désignés par l'assemblée.
Un procès verbal en abrégé PV est un acte à valeur juridique qui rend compte du déroulement d'une séance d'activité, d'un constat, etc. C'est un document écrit qui peut être rédigé par un agent de police, un greffier, un notaire, un secrétaire d'entreprise ou une simple personne.
Si une copie doit être délivrée, notamment à l'occasion de l'exercice du droit d'information des associés, le gérant en exercice (ou le président dans une SAS) est habilité à certifier conforme cette copie, y compris d'un PV établi avant qu'il ne prenne ses fonctions.
Un rapport livre une analyse objective sur une situation ou des faits constatés et propose des préconisations. Un compte rendu témoigne de manière neutre, mais précise de faits ou d'un évènement. Un procès-verbal doit être signé et atteste du déroulement d'un débat ou de faits dont il établit la preuve.
Contenu. Le procès-verbal final devra exprimer de manière claire le vote d'une résolution et la motivation à cette décision. Que ce soit pendant la séance ou lors de la rédaction finale, soyez à l'aise pour demander une précision aux participants de la réunion.
Pour l'indemnisation de la victime, le procès verbal de l'enquête est aussi un document essentiel. Il prouve qu'un accident a eu lieu, désigne tous les véhicule impliqués et sert de base à la détermination des responsabilités. Sans procès verbal, votre assureur ne peut entamer son recours contre l'assureur adverse.
L'Assemblée Générale se déroule fréquemment comme suit : Émargement de la feuille de présence par l'ensemble des membres présents. Désignation d'un président et d'un secrétaire de séance. Lecture des différents points figurant à l'ordre du jour.
Il revient aussi au président de séance d'évaluer les pouvoirs des participants, de soumettre les décisions aux délibérations et d'authentifier le procès-verbal d'association en y apposant sa signature. À noter : après une AGE, il est obligatoire de dresser un procès-verbal.
Souvent appelé « PV », le procès-verbal est un écrit retranscrivant une déclaration, une situation, une réunion… Les assemblées générales d'association ou de société sont consignées dans un procès-verbal. Il est parfois simplement nommé « compte-rendu », même s'il a vocation à être beaucoup plus exhaustif.
Par ailleurs, le procès-verbal produit une conséquence fondamentale sur la procédure, puisqu'il a pour effet d'interrompre la prescription de l'action publique. En effet, selon le code de procédure pénale, le prescription de l'action publique peut être interrompue par tout acte de poursuite ou d'instruction.
Concernant un CE, un CCE, une DUP, un CHSCT ou une IC-CHSCT, c'est le secrétaire qui signe le compte rendu. Cependant, le président peut le cosigner pour marquer son approbation et permettre ultérieurement aux membres de l'instance d'opposer ses propos, décisions et engagements.
Les procès-verbaux ne sont accessibles qu'à ceux qui ont assisté ou avaient le droit d'assister à une assemblée ou une réunion. Par exemple, le procès-verbal d'une assemblée générale des membres est accessible à tous les membres (1). Le procès-verbal d'une réunion du Conseil est accessible aux administrateurs en poste.