L'élimination physique des archives et de leur contenu peut se faire par déchiquetage, broyage, incinération ou recyclage dans le cas des archives papier, par la destruction du support pour le cas de clés USB, disquettes, CD, disques durs.
Documents transactionnels
Si vous avez des documents qui ne concernent pas directement les informations ou les comptes de votre entreprise et que vous n'avez pas de raison valable de conserver, vérifiez quand ils peuvent être détruits. Cela peut inclure des reçus, des bordereaux de dépôt et des relevés bancaires.
L'administration des archives fournit le modèle de bordereau, ainsi que tous les conseils utiles. Une fois le bordereau d'élimination signé par le responsable du service producteur et par le directeur de l'administration des archives concernées, le service producteur peut procéder à la destruction du ou des documents.
Pour un tri plus régulier de vos documents confidentiels, vous pouvez faire appel à une entreprise de collecteurs dédiés. Ils mettent à votre disposition un alliage métallique fermé à clé et muni d'une fente d'insertion. Vous n'aurez qu'à y insérer tous les documents sensibles que vous souhaitez détruire.
L'administration fiscale indique que les documents pouvant faire l'objet de contrôle par ses services doivent être conservés pendant six ans.
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Les bénéficiaires d'un contrat d'assurance-vie doivent le conserver 10 ans dès lors qu'ils ont connaissance du contrat. Logement : avis d'échéance, quittances et courriers de résiliation sont à conserver durant 2 ans avant recyclage dans une poubelle.
Si vous possédez un jardin, vous avez la possibilité de faire un petit feu de joie pour brûler vos papiers sensibles. Néanmoins, l'option la plus sécurisée est d'utiliser une broyeuse aussi appelée destructeur de documents.
Lorsque vous jetez des documents bancaires, pour éviter toute usurpation d'identité, veillez à bien les détruire afin que vos coordonnées personnelles et numéros de compte ne soient pas identifiables. Idéalement, utilisez un petit broyeur électrique.
Le papier de bureau
Les feuilles de papier servant pour l'imprimante ou simplement à écrire sont toutes recyclables. Mettez-les dans votre bac de recyclage sans les chiffonner. Quant au papier déchiqueté, vous devez le mettre dans un sac transparent avant de vous en départir dans votre bac.
Ces archives physiques sont stockées dans des conteneurs adaptés, de façon anonyme et restent faciles d'accès. Enfin, les professionnels de l'archivage, au fait de la réglementation, peuvent aussi se charger de la destruction des archives périmées.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs.
Il est recommandé d'entreposer les archives dans un local dédié spécialement à cet effet. Ce dernier doit permettre une conservation dans des conditions optimales : éviter tout excès de température (trop chaud ou trop froid), garder les archives à l'abri de l'humidité et de la lumière.
Il est fortement conseillé de garder vos relevés de compte pendant 5 ans minimum. Rien ne vous y oblige, mais en cas de problème vos relevés vous seront utiles.
Cinq ans de factures EDF, cela peut faire beaucoup de paperasse. Pour pouvoir les retrouver rapidement le moment venu, il est préférable de classer les factures EDF par date. En classant par ordre chronologique, l'abonné pourra jeter au fur est à mesure les factures ayant dépassé le délai de conservation de 5 ans.
factures d'eau, d'électricité et de gaz : 5 ans, factures de téléphone et internet : 1 an, restitution box : 2 ans à compter de celle-ci ; attestation entretien chaudière : 2 ans.
La durée de conservation des talons de chèque est de 5 ans.
Le délai de garde des relevés de compte est d'ailleurs le même. Pour ces 2 documents bancaires, si vous le pouvez, gardez-les pendant 10 ans.
Liste des emballages et papiers
Tous les emballages en papier et en carton dans la poubelle jaune : briques alimentaires, cartons de pizza, boîtes à œufs, sachets en papier... Tous les papiers dans la poubelle jaune : journaux, enveloppes, courriers, magazines, livres...
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
Parmi les papiers à garder pour 5 ans, 10 ans ou plus, on compte notamment les contrats de travail et les fiches de paie.
Gardez vos factures d'électricité, d'Internet, de réparation, d'entretien, d'aménagement, de loyer et d'autres frais similaires.