Le premier intérêt d'un PGI réside dans la centralisation des données. Qu'il s'agisse des fichiers clients, fournisseurs, des stocks, de la production : tout est regroupé dans un même logiciel puissant qui traite les données de manière homogène.
Il permet de même de simplifier l'organisation au sein de la société grâce à l'unicité du système d'information. À la différence des méthodes manuelles, le PGI assure une sécurité optimale, ce qui lui permet d'éviter les erreurs, les redondances et les pertes de données.
Les caractéristiques du PGI (progiciel de gestion intégré)
La base de données est mise à jour immédiatement. Les autres utilisateurs connectés accèdent aux informations mises à jour en temps réel. Toute la gestion de l'entreprise se traite ainsi automatiquement sans qu'il soit nécessaire de ressaisir les informations.
Avantages en termes d'organisation
Le PGI est aussi un outil qui permet d'avoir une meilleure productivité des salariés : cela est possible grâce à une mise à jour en temps réel – il n'est plus nécessaire de chercher les informations – ou encore l'automatisation de certaines écritures comptables.
Quels sont les inconvénients d'un progiciel de gestion intégré ? La mise en œuvre d'un PGI est coûteuse. En effet, un PGI requiert un investissement financier conséquent. L'aspect financier joue un rôle très important dans la décision d'implémenter ce type de progiciel au sein de votre activité.
Définition d'un progiciel de gestion intégré
Un progiciel de gestion intégré, autrement appelé Enterprise Resource Planning (ERP), est un logiciel informatique. Ce dernier est dédié à la gestion opérationnelle de l'ensemble des ressources d'une entreprise.
Mettre en place un progiciel pour son entreprise permet de faciliter la transmission des données au sein de l'entreprise. Il permet également de faciliter le pilotage de l'activité, surveiller sa productivité et se rentabilité.
La structure d'un système ERP / PGI est composée de trois éléments principaux. Il s'agit d'une suite, constituée d'un ensemble de logiciels intégrés, appelés modules, ayant chacun des fonctionnalités spécifiques.
SAP, Sage, Cegid ou Oracle font partie des éditeurs de PGI les plus connus du secteur. Le PGI est également connu sous le terme anglais d'ERP pour Entreprise Resource Planning. Adoptés par la plupart des très grandes sociétés, les PGI en constituent généralement l'ossature applicative.
La société PGi a été fondée en 1991 par le président-directeur général Boland T. Jones sous le nom de Ptek Holdings Inc. Depuis ses débuts, elle a connu une croissance constante.
Les systèmes ERP peuvent être difficiles à utiliser. Et les entreprises peuvent employer des administrateurs qui ne sont pas formés pour gérer le système ERP de l'entreprise. La résistance au partage des informations internes entre les départements peut aussi réduire l'efficacité du logiciel.
Un « progiciel » est, selon le vocabulaire officiel de l'informatique, un « ensemble complet et documenté de programmes conçu pour être fourni à plusieurs utilisateurs en vue d'une même application ou d'une même fonction » (Journal Officiel du 17 janvier 1982).
Comptez un budget allant de 3 000€ à 30 000€ selon la taille et la complexité du système à installer.
On y retrouve souvent la facturation, l'aide à la production, la comptabilité, etc.
L'objectif de l'ERP est de vous faire gagner en efficacité opérationnelle, en temps et transparence. Un ERP vise à homogénéiser tout le système d'information et les données d'une entreprise. Il se divise en plusieurs modules et sont reliés par une base de données unique.
Les PGI métier proposent des fonctionnalités plus spécialisées et adaptées aux besoins d'un secteur que les ERP généralistes. Ils ne nécessitent pas autant de paramétrage qu'un ERP généraliste, ce qui permet de le déployer et de l'utiliser plus rapidement.
Le PGI et l'ERP sont deux termes qui désignent la même chose. À savoir, un progiciel de gestion intégré qui couvre l'ensemble de l'organisation et des fonctions d'une entreprise. L'ERP se révèle polyvalent et, par conséquent, s'inscrit dans une stratégie entrepreneuriale globale.
Leader incontesté des solutions ERP au niveau mondial, SAP est désormais suivi de près par Oracle et Microsoft. Ci-dessous une liste des principaux ERP propriétaires du marché : SAP (leader mondial)
Adopter la gestion intégrée consiste à piloter l'ensemble de votre entreprise, des performances opérationnelles à la gestion financière, à travers un même logiciel. Ce dernier assure l'uniformité et la centralisation des informations partagées dans les différents départements.
Les contraintes à la mise en place : le paramétrage est relativement long et fastidieux comme pour tout logiciel spécifique, et la mise à jour des données nécessite beaucoup de rigueur. Ainsi, il est difficile de faire évoluer un PGI rapidement afin de l'adapter à un nouveau projet.