Les deux principes de base de l'archivistique sont d'une part le principe du respect des fonds (principe de provenance), d'autre part le contrôle du cycle de vie de l'information.
Il vous faudra tout d'abord identifier et authentifier les documents à archiver. Cela va permettre de garantir la valeur probante des documents et noter la durée de conservation légale de chacun d'entre eux selon leur nature. Vient ensuite le stockage de ces documents, à entreposer en un lieu adapté.
comment faire une gestion physique et électronique des archives dans une entreprise
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Quels sont les outils de classement ?
OUTILS DE CLASSEMENT.
Corbeilles à courrier. Range-revues. Modules de classement à tiroirs. Boîtes à fiches et bristols. Supports cartes de visite. Présentoirs et trieurs. Boites et étuis de classement.
– Utiliser des étagères, des boîtes et des classeurs adaptés au volume de documents. – Éviter les surcharges et maintenir des allées de circulation claires. – Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les archives physiques. – Limiter l'accès aux personnes autorisées et tenir un registre des accès.
Quelles sont les conditions à réunir pour un archivage papier ?
Les normes climatiques pour le stockage des documents sont une température comprise entre 16 et 22°C et une humidité relative comprise entre 45 et 60 %.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l'ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ?
Le plan de classement est un système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d'informations ou à des fins patrimoniales.
Quelle est la différence entre classer un document et archiver un document ?
Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d'archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu'ils reflètent aussi fidèlement que possible l'activité de ceux qui les ont produits.
Quel est la différence entre classement et archivage ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Quelle est la différence entre un dossier et un fichier ?
Le « document » est un terme très générique défini comme l'association d'une information et d'un support. Les dossiers sont constitués de documents (souvent hétérogènes) et peuvent être considérés eux-mêmes comme des documents.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.