Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Classement de faits, d'événements dans un ordre logique en débutant par le plus ancien pour en arriver au plus récent.
Il existe plusieurs types de chronologie en fonction de la méthode utilisée pour dater un évènement ou un objet : la radiochronologie, la géochronologie et la biochronologie, chronologie se reposant sur la biostratigraphie.
Ces règles d'archivages dépendent dans un premier temps au type d'archive à classer et qui sont au nombre de trois, soient : Les archives courantes. Les archives intermédiaires. Les archives définitives.
Le classement chronologique est un classement numérique par date. Le classement est effectué à partir de la date de réception d'un document reçu et à partir de la date d'émission d'un document envoyé. Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Un bon classement doit être un classement efficace. L'objectif principal est de retrouver une information le plus rapidement et facilement possible. D'autre part, les intitulés des documents doivent être clairs et uniformisés de sorte à permettre de les classer.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,...
Les objectifs d'un classement peuvent être de rendre compte de l'activité et des résultats scientifiques d'un établissement, d'aider les étudiants dans leur choix, d'attirer des partenaires institutionnels, ou d'accroître la visibilité de l'établissement auprès des décideurs politiques et des citoyens.
Mode de classement qui consiste à empiler les documents les uns sur les autres de manière à faciliter la lecture de la référence de classement.
Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d'archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu'ils reflètent aussi fidèlement que possible l'activité de ceux qui les ont produits.
Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
Le principe fondamental consiste à comparer les mots, caractère par caractère. Si les n premiers caractères sont identiques, on prend le suivant. Si le n-ième caractère diffère, l'ordre est établi. Au-delà de la dernière lettre de l'un des deux mots, le mot le plus court est considéré comme venant en premier.
Pour cela, il vous suffit de cliquer dans un endroit libre de votre dossier avec le bouton droit de la souris et de choisir Trier Par. Ou pour un classement encore plus visuel, passez par menu Regrouper par puis choisissez vos options de tri, par ordre croissant ou décroissant, type de fichier, date de modification…
Fonctionnement. Comme la classification décimale de Dewey, elle répartit les connaissances humaines en dix catégories notées de 0 à 9, le 0 étant réservé aux généralités « en général ». Chaque catégorie est normalement divisée en dix parties (toutes les classes et sous-classes ne sont pas utilisées).
Le classement des documents en entreprise consiste à mettre en place des processus afin de traiter, classer et archiver des documents en entreprise afin de faciliter leur recherche. Le classement administratif des documents en entreprise est indispensable pour assurer la bonne gestion d'une entreprise.
Le cadre de classement est un modèle de classement commun à toutes les Archives départementales françaises. Il permet de classer les fonds conservés dans les dépôts de façon homogène d'un département à l'autre.