L'organisation par fonction a pour principale caractéristique de regrouper les tâches selon le critère de spécialisation. C'est ainsi que dans une entreprise on peut observer une décomposition des activités par département de finance, du personnel, de marketing, etc.
Structure organisationnelle fonctionnelle
Dans le cadre de cette approche, les équipes sont regroupées au sein d'un même service en fonction de leurs compétences et connaissances. Chaque groupe est géré par un chef de service, qui rend des comptes à la direction et gère tous les membres de son équipe.
Une structure fonctionnelle se caractérise par une spécialisation de chaque responsable selon son type de compétences : les décisions sont prises par des responsables qualifiés et chaque tâche est menée par un ou plusieurs subordonnés bénéficiant des compétences qui y sont nécessaires.
Les différentes formes d'organisations
Une organisation est un ensemble hiérarchisé et structuré de personnes animées par les mêmes intérêts et qui mènent des actions en vue d'atteindre un but commun (fabriquer un produit, transporter des passagers, réparer un véhicule…).
Dans les structures fonctionnelles (aussi appelées structures en U), il existe une spécialisation de chaque responsable selon son type de compétences. Ainsi, chaque chef de service exerce une autorité sur ses subordonnés, dans la limite de sa fonction propre. Un même salarié peut donc avoir plusieurs chefs spécialisés.
La structure fonctionnelle permet à l'entreprise mono-activité de se développer en améliorant sa compétitivité dans un environnement stable. La division du travail par fonctions (opérationnelles et supports) permet une spécialisation qui favorise l'efficacité de l'entreprise.
L'organisation est un collectif humain construit autour d'un projet social. Les organisations diffèrent par leur objet social (leur activité), leur finalité (recherche ou non de profits), leur gouvernement (pour les prises de décisions), leurs propriétaires (elles sont privées ou publiques).
La structure par projets est sans doute la plus souple et la plus moderne. C'est celle qui est utilisée notamment dans des agences de communication mais elle peut aisément s'appliquer à de nombreuses activités.
La hiérarchie décide. Les responsables fonctionnels aident à la décision.
Avantages de cette forme d'organisation
Coordination efficace : La structure fonctionnelle facilite la coordination au sein des départements, car ils sont regroupés en fonction de leurs compétences. Contrôle : La hiérarchie claire permet un meilleur contrôle et une supervision efficace.
Un rôle fonctionnel englobe un ensemble de compétences et activités qui sont généralement liées à un service ou à une personne dans une organisation, par exemple, un gestionnaire, un directeur ou un sous-directeur. Les rôles fonctionnels sont définis par la structure organisationnelle d'une société.
Ce type de structure est surtout utilisé pour les grandes entreprises qui évoluent sur plusieurs marchés (cela peut-être des marchés dépendant d'une zone géographique spécifique, ou bien relatifs à une activité précise). Dans une structure divisionnelle, on trouve donc en haut de l'organigramme une direction générale.
Les structures fonctionnelles
Avantages : diversité des conseils de la part de différents spécialistes, meilleure qualité d'exécution des tâches les plus pointues et rendement supérieur. Inconvénients : risques de conflits, de dilution des pouvoirs et de manque de traçabilité des erreurs.
Selon Taylor, l'efficacité passant par la spécialisation des tâches, un ouvrier dépendra de plusieurs chefs en fonction du problème posé. Selon ce principe, il n'y a pas d'unicité de commandement mais une multitude de lignes hiérarchiques.
Cependant, lorsque l'entreprise grandit, il est souvent nécessaire de réorganiser sa structure. On décentralise les responsabilités puisque le dirigeant ne peut pas superviser toutes les tâches de manière aussi approfondie qu'auparavant. C'est à ce moment que se met en place une structure fonctionnelle.
L'autorité fonctionnelle est le pouvoir dont sont investies certaines personnes à raison de la fonction qu'elles remplissent ou qu'elles exercent dans un cadre institutionnel déterminé, permettant le « bon fonctionnement », du pôle par exemple.
Une organisation, c'est un ensemble d'individus (entre autres) liés entre eux par un ensemble de relations formelles et informelles qui sont ensemble pour faire ou réaliser quelque chose ensemble. L'ensemble des relations formelles s'appelle la structure de cette organisation.
Une structure organisationnelle décrit la manière dont les responsabilités et les rôles sont attribués et regroupés au sein d'une organisation. Un organigramme représente donc visuellement la structure organisationnelle. Il y a fort à parier que vous avez déjà consulté l'organigramme de votre entreprise.
Un organigramme présente la structure interne d'une organisation ou d'une entreprise. Les employés et fonctions sont représentés par des rectangles ou d'autres types de formes, parfois complétés de photos, de coordonnées, de liens, d'icônes ou d'illustrations.