L'élimination d'archives demande l'établissement d'un bordereau d'élimination engageant ainsi une entreprise de destruction. Le bordereau est une pièce réglementaire, déchargeant le service des archives (demandeur de la destruction) de toute responsabilité quant à la conservation définitive des documents.
Cette dernière se charge alors d'envoyer un camion équipé d'un broyeur industriel (produisant des copeaux non uniformes) accompagné de conteneurs à déchets sécurisés. Ce type d'entreprise se charge de la destruction des papiers, CD et disques durs et remet un certificat de destruction à l'entreprise cliente.
Au niveau administratif, la procédure d'élimination des archives administratives suit des règles bien définies : Il faut commencer par clairement identifier les archives à éliminer et rédiger un bordereau d'élimination. L'administration productrice des documents doit valider les archives à éliminer.
Vous pouvez d'ores et déjà éliminer sans autorisation les doubles, brouillons, notes de transmission et les imprimés vierges en les jetant dans les poubelles de recyclage. Pour le reste, la loi impose de remplir un bordereau d'élimination.
Après les indépendances, dans les pays africains, s'est commencée à se développer une politique d'archives. Or, les archives prises en charge par les nouvelles autorités sont pour la plupart conservées dans des bâtiments qui ne répondent pas aux normes en matière de conservation et de la bonne tenue des documents.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
Ce document prouve que l'argent a bien été remis pendant toute la durée de l'action civile. Le talon vous permet de conserver les références du chèque. Délai courant de conservation du contrat et autres justificatifs à compter de la dernière échéance.
Vous devez donc vérifier auprès du programme local de recyclage en bordure de rue avant de le placer dans le bac de recyclage. Presque toutes les villes qui acceptent le papier déchiqueté exigent que vous le mettiez d'abord dans un sac.
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il y a l'option de la broyeuse qui est généralement recommandée aux grandes entreprises. Quant aux organisations de taille modeste qui gèrent leurs archives en interne, elles peuvent contacter une structure spécialisée dans la destruction de documents.
Les faire tremper dans l'eau
Pour rendre vos documents illisibles, il suffit de les laisser tremper pendant au moins 24 heures dans un seau d'eau. Après le trempage, mélangez soigneusement la solution papier-eau pour briser le papier. L'idéal est d'utiliser un mélangeur à peinture avec une perceuse.
Quittances de loyer, contrat d'assurance, contrat de prêt immobilier, talons de chèques, jugement de divorce, factures d'électricité, bulletins de salaires... les documents de la vie quotidienne sont nombreux. Leur délai légal de conservation varie selon la nature du document.
Après la date légale de conservation, soit 5 ans, vous êtes en droit de jeter vos relevés de compte en banque.
Il faut conserver ses contrats et certificats de travail, ses bulletins de salaire, durant toute sa vie active. Ces documents serviront au moment du calcul de la retraite. Les notes de frais occasionnés par son travail sont à garder pendant 3 ans, délai durant lequel les services des impôts peuvent exercer un contrôle.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
Lorsqu'un paiement est effectué par chèque (à condition d'avoir pris la précaution de noter toutes les informations requises), les talons de chèques renseignent, des années après, sur la nature du paiement ou l'identité du bénéficiaire. Mieux vaut donc les conserver pendant 5 ans au minimum, voire davantage.
Les règles de la prescription ont été modifiées par la loi du 17 juin 2008. Et désormais, la règle générale concernant le délai de conservation des documents est de cinq ans.
les certificats de travail, les attestations Pôle emploi. les justificatifs de versement d'allocations chômage. les relevés d'indemnités journalières de maladie et de maternité
Les archives permettent à la société de jouer toute une gamme de rôles, et aux communautés civilisées de s'enraciner et de se développer, en favorisant la recherche et l'éducation, en offrant des sources de loisir, mais aussi en protégeant les droits de l'homme et en affermissant les identités.
Il prend des mesures pour assurer la conservation, la restauration et la sécurisation des documents. Il assure également le rangement des documents, met en place leur conditionnement et supervise la destruction de certains documents, selon les dispositions réglementaire en vigueur.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.