Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.
La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé. Un nouveau dossier compressé portant le même nom est créé au même emplacement.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
Les archives publiques sont les archives produites par les pouvoirs publics et par les organismes chargés d'une mission de service public (établissements publics, organismes consulaires, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, officiers ministériels).
L'accès aux archives publiques est un droit constitutionnel. Par principe, quiconque en fait la demande peut avoir communication de documents produits ou reçus par l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et toutes les autres personnes chargées d'une mission de service public.
Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Le panneau dédié aux archives est maintenant installé. Cliquer dessus pour avoir accès aux options. Dans le menu déroulant Après la décompression choisir supprimer l'archive. C'est dans ce même menu déroulant qu'il est possible de choisir de seulement déplacer l'archive.
Les bibliothèques des musées. On l'oublie souvent mais les musées aussi conservent des archives dans leurs réserves, relatives aussi bien à leur fonctionnement qu'aux thématiques de leurs collections.
Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet. Les archives n'aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d'humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d'humidité relative), ainsi qu'à la lumière.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
L'archiviste, gardien de la mémoire
respecter « l'ordre originel », c'est-à-dire la manière dont les documents ont été organisés au moment de leur création, afin de garder une trace des liens existant entre les documents et de la façon dont le producteur menait ses activités.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
ZIP est un format de fichier d'archive largement utilisé pour compresser un ou plusieurs fichiers, ce qui réduit leur taille globale et facilite leur transfert.
Dans l'explorateur Windows, sélectionnez les fichiers ou les dossiers à compresser. Cliquez sur la sélection avec le bouton droit de la souris. Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Envoyer vers puis sur Dossier compressé. Les fichiers et dossiers sont alors compressés dans une archive ZIP.
A Une archive ne peut être lue que par une seule personne. B Une archive ne peut pas être supprimée. C Une archive permet de garder l'arborescence des dossiers.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.