Le procès-verbal d'assemblée d'une SA doit être signé et paraphé par les membres du bureau de celle-ci, c'est à dire : les organes exécutifs, les scrutateurs et le secrétaire du bureau, préalablement, désignés par l'assemblée.
(Les résolutions doivent être signées par tous les administrateurs, soit sur un document soit sur une série de documents identiques présumé constituer un document aux fins de cette Loi.)
Ce document est signé à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours par les personnes suivantes : Président de séance de l'assemblée générale. Secrétaire. Scrutateur(s) : Personne chargée du bon déroulement et du dépouillement des bulletins lors d'un scrutin.
Les participants présents en séance doivent signer et parapher ce document, ainsi que le gérant et le président de l'assemblée. Tous les noms et prénoms qui y figurent sont à reporter dans le procès-verbal. Ce dernier doit aussi indiquer le nombre de parts sociales ou d'actions détenues par chaque participant.
Décision prise par l'assemblée des copropriétaires et consignée par écrit dans un procès-verbal.
L'Assemblée Générale peut accepter ou refuser tel quel un projet de résolution, mais également, ce qui est le simple bon sens, améliorer sans les dénaturer les projets de résolution qui lui sont présentés.
Si une copie doit être délivrée, notamment à l'occasion de l'exercice du droit d'information des associés, le gérant en exercice (ou le président dans une SAS) est habilité à certifier conforme cette copie, y compris d'un PV établi avant qu'il ne prenne ses fonctions.
Lorsque les associés d'une société à responsabilité limitée (SARL) décident de dissoudre leur société, il y a un certain formalisme à respecter. Ils devront notamment effectuer un Procès-verbal (PV) de dissolution qu'ils ont l'obligation de rédiger et signer.
Ce compte rendu d'activité du conseil syndical doit être fait par écrit et joint à la convocation de l'assemblée générale annuelle en application de l'article 11 du décret du 17 mars 1967 : Ce compte-rendu est essentiel et sa rédaction ne doit pas être négligée. Il valorise l'action du conseil syndical.
Le PV doit être signé et paraphé par tous les associés. Le rédacteur doit être le gérant (pour un PV d'assemblée générale de SARL) ou l'un des membres de l'organe exécutif (pour le PV d'assemblée générale de SAS). Si une autre personne tient le rôle, elle doit être expressément nommée et compétente pour la mission.
Signature et approbation des procès-verbaux
À défaut de précision dans les statuts, il incombe à l'organe qui préside l'assemblée générale, c'est-à-dire en principe le président de l'association, de signer les procès-verbaux.
Le scrutateur joue le rôle d'observateur de l'assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
la question doit être rédigée de manière claire, sans équivoque, et doit donner lieu à un vote. Une question trop vague, imprécise ou exprimant de simples réflexions personnelles n'a pas sa place dans un projet de résolution.
A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Mais attention, celle-ci doit être envoyée au syndic dans un délai suffisamment long avant la prochaine assemblée générale.
Les résolutions d'une société sont, aux yeux des tiers, les décisions prises par la société. À l'interne, elles sont le résultat des votes et des discussions des administrateurs et/ou des actionnaires.
Le dirigeant, un associé ou un tiers peut être nommé liquidateur d'une société. Les personnes auxquelles l'exercice des fonctions de dirigeant de société est interdit ou qui sont déchues du droit d'exercer ces fonctions ne peuvent pas être nommées liquidateur.
L'enregistrement du procès-verbal de dissolution aux impôts est facultatif et gratuit. Toutefois, un chèque de 195,39 euros à l'ordre du Greffe du Tribunal de commerce doit être envoyé avec le dossier de demande de dissolution.
L'association peut être dissoute par résolution de l'assemblée des membres. Pour cette résolution (décision), une majorité des ¾ des membres présents est exigée, sauf dispositions statutaires différentes. La dissolution volontaire peut avoir pour but de fusionner l'association avec une ou plusieurs autres associations.
Le syndic a l'obligation d'élaborer l'ordre du jour de l'AG en concertation avec le conseil syndical. Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu. L'ordre du jour récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.
En conséquence, le seul fait qu'ils ne soient pas signés par un associé ne remet pas en cause la validité de l'assemblée dès lors que celui-ci n'est ni le Gérant, ni le président de la séance.
Le quorum peut être fixé au quart, au tiers, à la moitié ou plus des membres de l'association. Il est généralement plus faible lors de la seconde réunion d'une assemblée, c'est-à-dire lorsque que l'assemblée convoquée sur première convocation n'a pu se tenir faute de respect des conditions de quorum.
L'assemblée générale doit délibérer sur tous les points inscrits à l'ordre du jour. Le président de séance ne peut pas décider d'écarter des débats une question prévue. Il peut lever la séance que lorsque l'ordre du jour a été épuisé.
Une résolution est une décision prise par le congrès d'un parti et aussi le résultat du vote d'une seule chambre et n'a donc pas encore valeur de loi.
L'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 prévoit un système hybride de traitement des votes des résolutions exprimés par correspondance, lorsqu'au cours de l'assemblée générale celles-ci ont été amendées.