Un livre de comptabilité est un registre dans lequel sont consignés tous les mouvements financiers de l'entreprise par ordre chronologique. À chacun d'eux, est associé un compte selon le PCG (plan comptable général).
Quels sont les livres obligatoires au courant d'un exercice comptable ? Selon l'Article R 123-173 du Code de Commerce, le livre journal, le grand livre, la balance et le livre d'inventaire sont obligatoires pour la majeure partie des entreprises enregistrées dans le Registre du Commerce.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Les délais de conservation de ces documents sont également évoqués.
Les documents comptables obligatoires à tenir en cours d'exercice et à conserver dans votre comptabilité sont les suivants : le livre-journal, le grand livre, et le livre d'inventaire. On peut ajouter la balance comptable, qui est facultative, mais précieuse.
La tenue de livres comptables diminue le risque d'erreurs en structurant les revenus et les dépenses. Les travailleurs autonomes et les PME qui tiennent des livres structurent leurs dépenses et leurs revenus, commettant moins d'erreurs en matière de déclarations exagérées ou déclarations non faites.
Tenir un livre de compte : faire preuve de rigueur
Pour tenir un livre de comptes à jour, il faut y inscrire quotidiennement les opérations financières. Ce document comptable se présente en effet de manière chronologique, afin de permettre de suivre la progression des activités d'une société.
Le livre d'inventaire fait partie des livres comptables édités pour mesurer l'actif et le passif d'une entreprise. En principe, un inventaire est exécuté au moins 1 fois par an pour permettre de réaliser les bilans comptables afférents.
Le livre journal se présente sous forme de tableau à double colonne, l'une débit pour les dépenses, l'autre crédit pour les recettes. Il existe aussi sous la forme de deux livres distincts (un pour les dépenses, un pour les recettes). Il sert à enregistrer toutes les opérations comptables autant au crédit qu'au débit.
Un grand-livre est la transcription sur un document unique de la totalité des mouvements de comptabilité d'une entreprise. Ces mouvements sont classés par compte, dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable.
A la clôture de l'exercice comptable, l'entreprise doit établir les éléments de comptabilité générale : le bilan, le compte de résultat, l'annexe, qui sont des états financiers obligatoires.
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
Le journal récapitule l'ensemble des opérations comptables, chronologiquement, avec un compte débité et en contrepartie, un compte crédité. Le grand livre récapitule l'ensemble des comptes d'une entreprise.
Quand la comptabilité générale se borne à enregistrer et classer les flux financiers, la comptabilité analytique en analyse les conséquences et permet la prise de décision en matière de gestion d'entreprise. La comptabilité analytique est la continuité de la comptabilité générale.
Les états financiers sont un ensemble de documents démontrant la situation financière de votre entreprise à un moment précis. Ils comprennent des données clés sur l'actif et le passif de votre entreprise, ainsi que sur ses revenus et ses dépenses.
Le Bilan est un document qui décrit la santé financière de l'entreprise, à un moment donné, en général la clôture des comptes annuels. Il permet de recenser ce que l'entreprise possède (l'actif) et ce qu'elle doit (le passif), autrement dit les ressources engagées pour financer son actif (capital social, emprunts, …).
La comptabilité sur Excel : les données à inclure
Pour tenir sa comptabilité sur Excel, il faut donc entrer les données d'encaissement, de décaissements, les taxes, la TVA… Nous vous conseillons de mettre à jour vos données de manière hebdomadaire pour éviter de se tromper ou d'oublier certains éléments.
Les méthodes comptables peuvent être: - explicites : elles résultent d'une disposition spécifique définie par l'Autorité des normes comptables ; - ou implicites : en l'absence de texte, elles résultent d'une pratique conforme aux principes d'établissement des comptes annuels énoncés aux articles 121-1 à 121-5.
Le livre-journal est obligatoire pour tous les commerçants soumis ou optant pour le régime réel d'imposition, artisans et sociétés commerciales, professions libérales, etc. Celui-ci fait état de tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise.
Pour réaliser un inventaire, il faut comptabiliser les marchandises stockées dans les entrepôts et les comparer ensuite à la liste des produits achetés et vendus ou fabriqués. En principe, la différence entre les entrées et les sorties lors du dernier inventaire doit correspondre à ce qui est disponible en stock.
Le livre de compte se présente sous la forme d'un tableau à 6 colonnes principales, dont les intitulés, sont : - Date : date d'enregistrement de l'opération. - Libelle : bref descriptif de la nature de l'opération (achat de fournitures, salaires, ente de marchandises, etc.).
Dans tous les cas, le journal comptable se présente sous forme de tableau avec une large colonne dédiée aux libellés. À droite, en fin de ligne, figurent deux autres colonnes : celle du débit et celle du crédit. ☝️ Le total de chacune de ces deux colonnes doit s'équilibrer.
L'exercice comptable correspond à la période pour laquelle l'entreprise doit tenir une comptabilité. En règle générale, un exercice comptable dure une année. Il s'agit de 12 mois consécutifs, alignés ou non sur l'année civile.