I- Définition des termes: Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents. Il consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
Le classement des dossiers administratifs et des papiers administratifs est un outil d'organisation qui doit être élaboré par un organisme et qui doit être appliqué de tous. Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique.
Les objectifs d'un classement peuvent être de rendre compte de l'activité et des résultats scientifiques d'un établissement, d'aider les étudiants dans leur choix, d'attirer des partenaires institutionnels, ou d'accroître la visibilité de l'établissement auprès des décideurs politiques et des citoyens.
Un bon classement permet gain de temps et économie. A contrario, l'égarement d'un document peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût sonnant et trébuchant pour l'obtention d'un duplicata (par exemple pour les factures Orange ou pour les documents bancaires).
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
A l'aide de ce cadre de classement, chaque commune doit élaborer un plan de classement qui lui est propre et qui sert à classer tous les documents créés ou reçus dans le cadre de ses activités. Le cadre de classement n'a donc pas été conçu pour être repris tel quel, mais comme une base de travail.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
le sens des deux substantifs, citent le Littré: «Le classement est l'action de ranger effectivement d'après un certain ordre... La classification est l'ensemble des règles qui doivent présider au classement effectif ou qui déterminent idéalement un ordre dans les objets».
Étymologie. Littéralement, « méthode de classement consistant à faire tomber (verticalement, par gravité) les documents indésirables dans la poubelle ».
Un bon classement doit permettre de retrouver rapidement un justificatif à partir du numéro qui lui a été attribué dans la comptabilité. Il existe plusieurs méthodes de classement des pièces comptables, selon la périodicité de saisie et les caractéristiques propres à l'entreprise.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Un classement numérique est une évaluation comparative des différents acteurs ou éléments d'un domaine donné, qui se base principalement sur des données numériques. Il peut être utilisé pour mesurer la performance d'une entreprise, d'un site web, d'un pays, d'un produit, etc.
Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
classement
1. Action de classer des objets, des personnes selon un certain ordre ; manière dont ils sont classés ; ordre dans lequel on les range. 2. Rang dans lequel une personne est classée : Obtenir un bon classement aux épreuves de qualification.
Définition. Mode de classement qui consiste à empiler les documents les uns sur les autres de manière à faciliter la lecture de la référence de classement.
Le classement debout
Il consiste à classer les dossiers ou documents les uns à coté des autres sur leur partie la plus étroite. Le document se présente verticalement face à l'utilisateur et est ainsi visible. Seuls les livres et les classeurs à couverture renforcée peuvent être classés debout.
Le classement par ordre numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier. Le gestionnaire procède normalement par ordre chronologique ou par arrivée des dossiers. La classification se fait généralement par ordre croissant.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
CLASSIFICATION, subst. fém. Répartition systématique en classes, en catégories, d'êtres, de choses ou de notions ayant des caractères communs notamment afin d'en faciliter l'étude; résultat de cette opération.