Le plan d'achat est un document qui établit la stratégie visée quant à la façon dont un achat sera réalisé avant que toutes activités d'achat importantes ne soient entreprises, telles que l'affichage d'un PAC ou le début des négociations.
Les achats peuvent être classés en trois types : les achats directs (ou productifs), les achats indirects (ou improductifs ou de frais généraux), et les achats d'investissements (ou CAPEX[1]).
Définition du processus d'achat
Le processus d'achat est un ensemble d'actions dont l'objectif est d'amener un client à réaliser un achat. Il compte 5 étapes : la reconnaissance du besoin, la recherche de solutions, la comparaison des options, la prise de décision et l'évaluation post-achat.
La fonction achats remplit 3 objectifs : Réduire les coûts d'achat des produits et ainsi accroître la marge de l'entreprise ; Augmenter la qualité de la marchandise achetée auprès des fournisseurs ; Prévenir l'entreprise de problèmes d'approvisionnement ou de tout autre incident.
Pour synthétiser, on peut dire que le processus d'achat répond aux questions : « quoi, à qui et pourquoi ? », alors que celui d'approvisionnement visent à répondre aux interrogations suivantes : « combien, quand et où ? ».
Différents documents sont utilisés lors de ce processus : le devis, le bon de commande, le bon de réception, le bon de livraison, la facture et le règlement. La facture est la pièce de base de la comptabilité car ce document déclenche l'écriture comptable.
Le processus d'achat s'engage généralement lorsque l'acheteur prend conscience qu'il éprouve un besoin pour un produit et en définit les spécifications. L'analyse du marché, par le processus de sélection ou l'appel d'offres, permet d'identifier un produit ou un fournisseur approprié.
Dans le commerce, une commande est une intention, soit verbale soit écrite, d'engager une transaction commerciale pour des produits ou services particuliers. Du point de vue de l'acheteur, elle exprime l'intention d'acheter et est appelée une commande d'achat.
Un même client peut être sensible à deux voire trois motivations d'achat, selon des degrés divers. Les motivations les plus rationnelles sont Sécurité, Confort, Argent : soyez rationnel, démonstratif, apportez des preuves, des chiffres.
Ces 5 critères qui l'emportent désormais sur le prix et la qualité sont les suivants : la santé et la sécurité, le service et l'accompagnement personnel, la facilité et le confort, l'origine des produits, et la confiance et la réputation.
Le processus achats peut se décomposer en six phases essentielles: la définition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement d'appel d'offres, l'analyse des offres, la négociation et la contractualisation. Chaque phase doit être abordée avec rigueur et méthodologie.
La demande d'achat ou d'approvisionnement est un document émis par tout service de l'entreprise lorsqu'il y a besoin d'acquérir un produit ou un service. Ce document recense l'ensemble des renseignements nécessaires pour l'évaluation et ensuite l'acquisition du besoin.
La définition
La fonction Achats est chargée de procurer les matières premières et composants nécessaires à la production. Ces composants doivent être livrés dans les délais, tout en étant conformes en qualité et en quantité au cahier des charges (c'est à dire aux besoins) de l'entreprise.
2. Quelle est la différence entre la demande d'achat et la commande ? La demande d'achat est un document interne adressé par un service demandeur au service acheteur alors que la commande est un document établi par le service acheteur et adressé à un fournisseur.
La principale différence réside dans le fait que les détails techniques indiqués sur le bon de commande ne sont pas inclus sur la facture. Exemple : Thomas, l'approvisionneur a été avisé que le PDG a besoin d'un nouvel ensemble de bureaux.
Qui doit faire le bon de commande ? Le bon de commande est établi par le professionnel vendeur (fournisseur) et s'adresse à son client. Le client peut ensuite, grâce à ce document, constater que la marchandise livrée est conforme à la commande établie. Ensuite, le vendeur effectue une facture.
La gestion de stock est une opération de l'entrepôt qui consiste à organiser l'enregistrement des produits, l'approvisionnement de marchandises et leur expédition. Le stock comprend tous les biens physiques qu'une entreprise utilise pour répondre à la demande des clients.
Le ou la responsable achats négocie et conclut les achats de tout produit ou service, nécessaire à la production de l'entreprise et à son bon fonctionnement, aux meilleures conditions de qualité, prix et délais. Il ou elle contribue à assurer une meilleure rentabilité de la production.
B - Les différentes fonctions dans les achats
Il existe de nombreuses fonctions dans le domaine des achats. Dans les entreprises, on peut néanmoins distinguer deux grandes familles: les acheteurs de production et les acheteurs hors production.
Achat et acheter n'ont pas un sens aussi extensif. Ils s'entendent du fait d'obtenir un bien quelconque à titre onéreux. Achat et acquisition peuvent désigner la chose achetée ou acquise : un bel achat, une bonne acquisition. Le verbe acquérir se rencontre dans diverses expressions juridiques : Acquérir date certaine.