Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document.
Bien organiser son rangement
Vous avez plusieurs solutions : Utiliser des intercalaires dans un classeur pour classer les documents par année. Choisir des chemises de différentes couleurs représentant chaque catégorie de documents. Opter pour des porte-revues avec étiquettes afin de spécifier ce qu'ils contiennent.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
ne pas placer les rayonnages contre les murs, pour protéger les documents de l'humidité (à défaut prévoir un espace de 15 cm minimum entre les rayonnages et les murs extérieurs) ; les rayonnages seront installés perpendiculairement aux fenêtres afin que les boîtes d'archives soient protégées de la lumière directe.
Pour chaque catégorie, vous pouvez ranger les papiers par ordre chronologique, en ajoutant les plus récents au début puisque c'est ceux dont vous aurez le plus besoin. En faisant comme ça, vous pourrez aussi plus facilement déterminer les documents à jeter une fois qu'ils auront passé la date de conservation.
Un coffre-fort numérique permet de stocker et de protéger tous les documents importants de votre entreprise, mais aussi ceux de vos salariés. Son accès sécurisé évite que n'importe qui puisse y accéder. Seules les personnes disposant des codes d'accès peuvent ajouter, supprimer, consulter et modifier un document.
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.