Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
– Utiliser des étagères, des boîtes et des classeurs adaptés au volume de documents. – Éviter les surcharges et maintenir des allées de circulation claires. – Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les archives physiques. – Limiter l'accès aux personnes autorisées et tenir un registre des accès.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le classement alphabétique s'effectue en appliquant la suite logique des lettres de l'alphabet. La liste de noms de personnes dans l'ordre alphabétique est établie en les classant sur le nom de famille (les prénoms sont inscrits entre parenthèses après le patronyme).
– Opter pour un classement alphabétique, numérique, ou thématique, en fonction des besoins de l'entreprise. – Éviter les classements trop complexes pour faciliter l'accès. – Mettre en place une structure de classement logique et cohérente. – Utiliser des supports de stockage adaptés aux types de documents.
Un classement et un archivage efficaces réduisent le risque de laisser des documents au vu et au su de personnes non autorisées.
Le plan de classement est un système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Les deux principes de base de l'archivistique sont d'une part le principe du respect des fonds (principe de provenance), d'autre part le contrôle du cycle de vie de l'information.
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée.
Le « document » est un terme très générique défini comme l'association d'une information et d'un support. Les dossiers sont constitués de documents (souvent hétérogènes) et peuvent être considérés eux-mêmes comme des documents.
Le classement des documents en entreprise consiste à mettre en place des processus afin de traiter, classer et archiver des documents en entreprise afin de faciliter leur recherche. Le classement administratif des documents en entreprise est indispensable pour assurer la bonne gestion d'une entreprise.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Un bon classement doit être un classement efficace. L'objectif principal est de retrouver une information le plus rapidement et facilement possible. D'autre part, les intitulés des documents doivent être clairs et uniformisés de sorte à permettre de les classer.
Les noms de fichiers ne doivent contenir de signes diacritiques : pas d'accent ni de tréma (é à ï ), pas de cédille (ç). Ne pas utiliser de caractères spéciaux (sauf underscore « _ » ) : % $ ! & / \ : ; « » % & # @ etc. Ne pas utiliser de mots vides : le, la, les, un, une, des, et, ou, etc.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Les documents à conserver toute votre vie doivent être placés à l'abri de la poussière (pour éviter une attaque de redoutables poissons d'argent) et de l'humidité. Pour cela, vous pouvez les mettre dans des pochettes transparentes plastifiées, en plus du contenant dans lequel ils se trouveront.