Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser.
1 – Identification et authentification des archives.
Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
La procédure de tri consiste à séparer les documents qui seront éliminés de ceux qui seront conservés. Elle est basée principalement sur le tableau de gestion du service qui détermine la durée de rétention et le sort final des documents (voir le Guide d'utilisation des tableaux de gestion).
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Il peut s'agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Théoriquement, tous les documents peuvent être archivés : factures, bulletins de paie, prêts, états comptables, documents contractuels, notes de frais… L'arrêté du 17 mars 2017 autorise également les entreprises à détruire les originaux papiers de certains documents lorsqu'il en existe une version dématérialisée.
Le trieur !
Il est (censé) aider à organiser ses feuilles de cours et à alléger le cartable. Le principe est simple : il est composé de plusieurs onglets, un pour chaque matière. On garde sur soi le chapitre en cours, qu'on range ensuite dans des classeurs à stocker à la maison.
Il existe plusieurs méthodes de classement : thématique ou idéologique = regrouper les dossiers d'abord par rubrique, puis par grands thèmes (s'organise de façon géographique à travers un critère d'accessibilité et d'utilisation courante ou non)
L'entreprise peut classer ses factures de ventes de l'une des façons suivantes : Classement en fonction le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant ; Classement par client sur la base de la date de facture ; Classement par date d'émission ou par date d'échéance (ordre chronologique).
Le traitement du document se décompose en plusieurs étapes successives qui peuvent varier selon la nature du document traité. Il couvre des tâches allant de la réception du document à sa mise à disposition auprès des publics : c'est-à-dire une grande partie de ce que l'on nomme circuit du document en bibliothèque.