Que les factures soient éditées au format papier ou en dématérialisé, les méthodes classement sont les mêmes. La différence réside dans le support utilisé : pour le papier, il s'agira de classeurs tandis que pour l'électronique, il sera question de dossiers informatiques (coffre-fort numérique éventuellement).
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Selon la famille de documents (documents relatifs aux clients / aux fournisseurs / au personnel / à l'administration fiscale / à la banque), vous opterez pour l'une ou l'autre de ces méthodes.
Toute facture doit comporter un numéro unique, suivre une chronologie continue et sans interruption. C'est-à-dire sans « trou » ni oubli. Par exemple, si vous partez de la facture 008, la suivante devra porter le numéro 009 et ainsi de suite.
Plus organisé que la première version, ce système de classement consiste à classer ses reçus et notes de frais par date dans des pochettes différentes. Chaque pochette contient les notes de frais du mois en cours, soigneusement agrafées sur une feuille blanche, en attente d'être remboursées ou archivées.
Le classement des documents comptables est incontournable pour gérer efficacement une entreprise et préserver son patrimoine sur le long terme. En pratique, une bonne classification permet de gagner un temps précieux, tout en réduisant les risques de perte de pièces comptables.
Comment se fait la conservation des factures ? Une facture peut être conservée au format papier ou au format électronique. Dans les deux cas, la législation prévoit une procédure d'archivage spécifique pour chaque support.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles. Toutes ces méthodes pouvant être bien sûr combinées.
Le principe est simple, il faut que vous utilisiez 4 classeurs pour chaque exercice comptable. Chaque classeur doit contenir 12 intercalaires pour chacun des mois de l'exercice. Les classeurs sont utilisés comme ceci : le classeur 1 est utilisé pour la banque et vous stockez les relevés bancaires, CB, etc.
Qu'est-ce qu'un “bon classement” ? Un bon classement permet gain de temps et économie. A contrario, l'égarement d'un document peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût sonnant et trébuchant pour l'obtention d'un duplicata (par exemple pour les factures Orange ou pour les documents bancaires).
les outils de classement des documents comprennent les dossiers physiques avec étiquettes, les classeurs, les chemises, les pochettes plastiques, ainsi que les solutions de classement numérique telles que les logiciels de gestion de documents et les applications de stockage en ligne.
Les différentes pièces comptables
Plus concrètement, ces documents justificatifs comptables sont vos factures d'achat, vos factures de vente, notes de frais, relevés de banque, bulletins de salaire, déclarations fiscales...
**Les contrôleurs de l'URSSAF surveillent de très près la gestion des frais professionnels. La moindre petite erreur suffit à mettre votre entreprise dans leur viseur et jette la suspicion sur sa bonne gestion.
Le processus des notes de frais en entreprise est encore souvent tributaire du papier. Concrètement, le collaborateur récupère le justificatif de sa dépense et la reporte dans un tableau. Après validation du manager, c'est la comptabilité qui doit vérifier que la note de frais est valide. Et c'est tout un process !
La note de frais (définition) est un document établi par un salarié, pour demander le remboursement des frais professionnels engagés dans l'intérêt de votre entreprise. Concrètement, ces frais correspondent donc à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.