Une lettre comporte généralement une salutation, le corps et une formule de politesse. Dans la plupart des cas, l'adresse de retour est indiquée en premier, suivie de l'adresse du destinataire sur le côté droit de la feuille. Ensuite, fais suivre la date et la ligne d'objet sous l'adresse du destinataire.
Votre lettre officielle doit ainsi comporter les données suivantes : vos coordonnées, celles de votre destinataire, le lieu, la date, l'objet de la demande, le récapitulatif des pièces jointes si des pièces sont jointes, la désignation de l'interlocuteur, votre texte, une formule de politesse qui va le clore, et enfin ...
LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE
Une lettre obéit à certaines contraintes. L'indication d'un lieu et d'une date, une formule d'appellation mentionnant le destinataire («Mon-sieur», «Chère amie»…), une formule d'introduction, annonçant la nature du message, une formule de politesse finale, la signature.
Le corps de la lettre comporte trois parties : l'introduction, le développement et la conclusion. L'introduction commence par une majuscule même si l'appel se termine par une virgule. Le développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.
Comment une lettre est-elle structurée ? Une lettre comporte généralement une salutation, le corps et une formule de politesse. Dans la plupart des cas, l'adresse de retour est indiquée en premier, suivie de l'adresse du destinataire sur le côté droit de la feuille.
Lorsque vous envoyez un courrier, vous devez impérativement indiquer les coordonnées du destinataire sur l'enveloppe. C'est à dire son nom et prénom, mais aussi son adresse exacte (numéro et nom de la rue). À cela viennent s'ajouter le code postal, ainsi que la ville de destination de votre lettre.
La mention de l'objet, employée pour indiquer ce sur quoi porte la lettre ou la note, est facultative. Elle se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références, mais au-dessus de l'appel. Elle commence par la majuscule et elle est en gras (le soulignement n'est pas d'usage moderne).
Tout d'abord, vous devez spécifier le lieu et la date de l'écriture en haut de la lettre. Ensuite, vous devez inscrire les noms et les coordonnées du destinataire. Si vous ne les mentionnez pas, votre interlocuteur pensera que vous avez rédigé une lettre type que vous envoyez à tout le monde.
Au centre de l'enveloppe, ajoutez la première ligne avec le nom et le titre du destinataire. Ajoutez à la deuxième ligne l'adresse complète du destinataire. Ajoutez à la troisième ligne le code postal, la ville, la province et l'état du destinataire.
L'appel est la formule de salutation par laquelle on commence la lettre. Cette formule, qui varie selon le destinataire, doit figurer contre la marge de gauche, au-dessous de l'objet. Elle n'admet aucune abréviation, commence toujours par la majuscule et est suivie d'une virgule (et non des deux points).
La lettre en forme administrative ne comporte ni formule d'appel ni formule de politesse. Elle doit respecter un formalisme rigoureux. Elle comporte obligatoirement les mentions suivantes : nom de l'école, références, objet et, éventuellement, pièce(s) jointe(s).
Vous devez commencer obligatoirement par le nom du destinataire, et terminer par le code postal, la ville de destination et éventuellement le Cedex. L'ensemble des coordonnées doit faire maximum six lignes. Une ligne de texte ne doit pas comporter plus de 38 caractères, espaces compris.
Les parties de la lettre informelle
✉Avant le corps (les paragraphes), on doit avoir: Le lieu d'expédition : l'endroit où tu as écrit ta lettre • La date : la date d'écriture • L'appel : Formule de salutation au début, normalement suivi d'une virgule.
– Je vous prie de croire, …, à l'expression de mes sentiments les plus dévoués. – Veuillez croire, …, à l'assurance de mes salutations distinguées.
Texte imprimé ou gravé à la partie supérieure d'un papier à lettres, d'une facture, d'un imprimé publicitaire.
Toujours à droite de la page, et en sautant une ligne, l'usage veut que l'on indique le lieu et la date de rédaction de la lettre. Le lieu et a date peuvent aussi être positionnés tout à fait en haut à droite, au niveau de l'entête du document.