Vous devez facturer l'achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes (SIRET, TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc). N'achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours. La facturation des frais de débours se fait au centime près.
Alors que les débours sont simplement payés par votre société pour le compte de votre client. Ils sont directement facturés par le fournisseur à votre client, même si c'est vous qui payez.
Comme indiqué précédemment, les débours sont des sommes engagées pour le compte d'un client. La facture est éditée en son nom, même si c'est vous qui la réglez, et le client profite du SAV et des garanties. Vous ne pouvez tirer aucun bénéfice de ces frais puisque vous devez facturer la somme réglée à l'euro près.
L'entreprise dispose de deux solutions pour refacturer les frais à ses clients : la première, qui est la plus simple, consiste à les intégrer à titre accessoire à la facture de vente qu'elle adresse au client, la seconde consiste à effectuer une facture uniquement pour procéder à la refacturation des frais.
Définition de Débours
Les "débours" ou "déboursés" sont les sommes qui, soit en vertu de la Loi, soit en vertu du contrat, doivent être avancées dans l'intérêt et pour le compte d'autrui.
Le remboursement de frais avec TVA récupérable ¶
C'est donc le montant HT qui doit être refacturé en appliquant de la TVA à 20%. Dans le cas général, les restaurants sont soumis au taux de TVA à 10% (20% pour les alcools). La refacturation de ces frais devra néanmoins se faire au taux de TVA à taux normal (20%).
Les frais de débours pour un auto-entrepreneur sont toutes les dépenses et sommes qu'il a avancées pour le compte du client afin de réaliser des achats indispensables à sa prestation de service. Ces frais seront remboursés intégralement par le client et présentent de nombreux avantages pour toutes les parties engagées.
Le montant HT (hors taxe) est enregistré dans le compte d'achat (607) ou de vente (707), Le montant de la TVA (toute valeur ajoutée) est enregistré dans un compte de TVA déductible sur autre biens ou services (445660) ou de TVA collectée (445710) et le net à payer dans le compte fournisseur (401) ou le compte client ( ...
En pratique, et en général, les frais de facturation sont enregistrés directement dans le compte d'achat. Il est également possible d'utiliser un compte 608 de frais accessoires sur achats. A mon sens, ces frais doivent en effet entrer dans la valorisation des stocks.
La refacturation de frais constitue un produit à comptabiliser dans un compte de classe 7, et plus précisément dans un compte de classe 708 « Produits des activités annexes ».
En comptabilité, toute opération doit être enregistrée dans deux comptes : une opération de débit et une opération de crédit. Pour le remboursement des notes de frais, l'opération de débit est inscrite sur les comptes charges et l'opération de crédit est inscrite sur le compte 421 "personnel - rémunération due".
Qu'est-ce qu'une note de débours ? Une note de débours est comparable à une note de frais : il s'agit d'une avance de frais. Cependant, une note de débours permet de déclarer des dépenses qui sont effectuées pour le compte d'une entreprise tierce.
Une note de frais est un document établi par un salarié qui rappelle l'ensemble des frais professionnels exposés au cours d'une période donnée. Elle est établie dans le but de se faire rembourser les frais par son employeur ; que ce soit au réel ou forfaitaire.
L'écriture à passer est l'écriture inverse de la vente. Si vous rendez son argent à votre client, il suffira de solder le compte client par le crédit du compte banque ou caisse selon le mode de règlement.
Pour les auto-entrepreneurs, les frais de déplacement ne peuvent pas être déduis de la déclaration de revenus. Il faut donc les facturer au client en ajoutant une ligne dédiée dans la facture.
Exemple : pour 8 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule automobile d'une puissance de 6 CV, le montant des frais kilométriques s'élève à : (8 000 * 0,323) + 1 256 = 3 840 euros.
Sous le statut auto-entrepreneur, il est impossible d'émettre de note de frais. En effet, dans le cadre du régime de la micro-entreprise, le principe est le suivant : les frais professionnels inhérents à l'exercice de l'activité ne peuvent être déduits du chiffre d'affaires.
Un auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges
Un auto-entrepreneur paie donc des impôts sur ses frais. Par conséquent, toutes les dépenses professionnelles (emprunt, achats de matières premières, loyer, assurances, téléphone, frais de véhicule, cotisations sociales...) restent à la charge de l'auto-entrepreneur.
Il peut s'agir de frais de déplacement, de frais de port, de communication, ou encore d'achat de fournitures et matériels… Le principe du régime de la micro entreprise est de ne pas pouvoir déduire ses frais professionnels. Il est alors tentant de les refacturer à vos clients afin de vous les faire rembourser.
En tant que micro-entrepreneur, vous êtes soumis au régime fiscal de la micro-entreprise et vous êtes imposé sur votre chiffre d'affaires ou vos recettes bruts (c'est-à-dire encaissés) et non sur votre résultat. Vous ne pouvez donc déduire aucune charge professionnelle pour un montant réel.
Action consistant à rééditer une nouvelle facture afin de justifier du paiement reçu en contrepartie d'une marchandise livrée ou d'un service effectué.