Vous devez facturer l'achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes (SIRET, TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc). N'achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours. La facturation des frais de débours se fait au centime près.
En tant qu'auto-entrepreneur, vous allez devoir établir une facture pour votre client. Votre facture devra faire apparaître l'opération de débours. Vous devrez donc, sur votre propre facture, reporter au centime près l'ensemble des frais de débours qui ont été avancés et dont vous demandez le remboursement.
Il vous suffit de porter le montant de votre chiffre d'affaires (BIC) ou de recettes (BNC) dans la déclaration complémentaire de revenus (n°2042-C Pro) dans la partie intitulée « revenus industriels et commerciaux professionnels / Régime micro BIC » ou « revenus non commerciaux professionnels / Régime micro BNC ».
Lorsqu'un achat doit être effectué dans le cadre de son activité, l'auto-entrepreneur doit demander au préalable l'accord de son client. Cet accord prend une portée légale si et seulement si, il est inscrit sur un support écrit, appelé mandat de débours.
Il faut simplement mentionner qu'il s'agit d'une société en constitution. Cela évite d'acheter en votre nom, de refaire ensuite une attestation de vente. Sachant que dans ce cas, la TVA n'est pas déductible. L'attestation de vente peut être faite à votre société dès qu'elle existe.
Avec la franchise de TVA (dispense), l'auto-entrepreneur n'a pas à facturer la TVA. Il vend produits et services sans TVA. L'avantage est énorme : le client final n'aura pas à régler la TVA s'appliquant à la plupart des produits et services vendus par des entreprises traditionnelles.
Un auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges
Quelle que soit son option fiscale (versement libératoire ou barème progressif), un auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d'affaires et ne peut déduire aucune charge ni amortir son matériel.
Pour facturer spécifiquement des frais de débours, le client doit donner son accord écrit par un « mandat de débours », qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué. Ce mandat est une précaution indispensable en cas de contestation du client et de contrôle de l'administration fiscale.
Les micro-entrepreneurs, si ils bénéficient de la franchise en base de TVA, n'ont aucune obligation déclarative en matière de TVA. Leur chiffre d'affaires doit respecter les conditions de plafond expliqués dans la fiche Les régimes d'imposition à la TVA disponible sur le site impots.gouv.fr.
En tant que professionnel, vous êtes soumis à l'obligation de remettre une facture à vos clients professionnels pour les ventes et les prestations de services. Vous pouvez aussi dans certains cas être obligé de délivrer une note à vos clients particuliers.
Si le recours à un expert comptable n'a aucun caractère obligatoire, il est toutefois plébiscité par certains auto-entrepreneurs, en particulier lorsque leur activité rend le suivi personnel de leur comptabilité difficile de par le temps que cela consomme ou le volume des transactions bancaires.
Les nom, adresse et numéro de TVA de votre client. La date à laquelle vous établissez la facture (date de la facture) et la date de livraison des biens ou services. La date d'échéance de la facture ou votre délai de paiement. Faites toujours référence à vos conditions générales.
En soit les activités qui ont le plus recours au frais de débours sont entre autres : les avocats et juristes, les freelances et prestataires de services.
La facture doit contenir plusieurs mentions obligatoires comme par exemple, le nom et l'adresse du client et du professionnel, les quantités des biens vendus, le détail des prestations, etc. L'ensemble des informations concernant les mentions obligatoires est disponible sur la fiche dédiée.
Les débours
Les conditions pour se faire rembourser ses débours : convenir par écrit avec votre client du budget qu'il allouera à vos dépenses (par exemple vous devez commander un bidon d'huile pour effectuer une vidange ou encore un billet de train pour un déplacement.
La différence entre frais et débours est principalement une différence de forme, puisque les frais sont facturés par votre société à votre client. Alors que les débours sont simplement payés par votre société pour le compte de votre client.
Il est possible de bénéficier de l' ACRE autoentrepreneur (Aide à la Création ou à la Reprise d'Entreprise), sous conditions. Cette aide permet de se lancer plus facilement en autoentreprise en profitant d' une exonération partielle (50 %) des cotisations sociales pendant 12 mois.
Défiscaliser en optant pour le versement fiscal libératoire (VFL) Lors de la création de votre micro-entreprise, on vous a proposé de bénéficier d'un calcul simplifié et très avantageux, de votre impôt sur le revenu. C'est le régime du « versement fiscal libératoire » (VFL).
Les micro-entrepreneurs bénéficient de l'ACRE, la première année de leur activité. Ainsi, les charges sociales sont réduites de 50 %. Si l'auto-entrepreneur ne déclare aucun chiffre d'affaires, il ne paiera donc aucun frais social.
En principe, en relevant de la micro-entreprise, vous bénéficiez de formalités simplifiées pour vos obligations de déclarations et de paiement. En matière de TVA, vous bénéficiez du régime de la franchise en base qui vous dispense du paiement de la taxe. Vous devez délivrer des factures sans TVA.
Vous êtes en effet un assujetti non-redevable de la TVA et vous ne pouvez donc pas déduire la TVA que vous payez sur les achats réalisés pour les besoins de votre activité. Les entreprises en franchise en base de TVA sont par conséquent exclues de la procédure de remboursement de la TVA étrangère.
L'auto-entrepreneur relève de la micro-entreprise et, comme toute micro-entreprise, il évolue en franchise en base de TVA, ce qui signifie qu'il n'est pas assujetti à la TVA intracommunautaire. En clair, le professionnel ne facture pas la TVA à ses clients.