Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l'ordre croissant des nombres, à leur arrivée. Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l'ordre chronologique d'arrivée. Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d'établir un répertoire alphabétique.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
1 – Identification et authentification des archives.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Le classement de documents, qu'est-ce que c'est ? Définition. Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
Le classement et l'archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d'équipements dédiés à l'archivage, tels que : Les classeurs. Les pochettes et chemises et autres protègent documents. Les boîtes de rangement et caisses d'archives ou dossiers suspendus.
Il existe plusieurs méthodes de classement : thématique ou idéologique = regrouper les dossiers d'abord par rubrique, puis par grands thèmes (s'organise de façon géographique à travers un critère d'accessibilité et d'utilisation courante ou non)
Sélectionnez la fonction RANG : Dans "Nombre", entrez le nombre dont il faut déterminer le rang. Dans "Référence", entrez la plage de cellules contenant toutes les valeurs. Dans "Ordre", laissez vide (ou entrez 0) pour un ordre décroissant, entrez une valeur différente de 0 pour un ordre croissant.
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
Faites un tri des documents sur votre bureau
Rassemblez toutes les feuilles volantes d'un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat et les classeurs non classés. Faites un tri des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.
En résumé, un plan de classement sert d'une part à structurer de manière logique un ensemble de documents afin de mieux le gérer ; d'autre part, à naviguer pour rechercher plus rapidement une information dans un fonds ou une collection.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Il existe une multitude d'outils de gestion bibliographique. On peut les classer en trois catégories : les logiciels propriétaires payants (EndNote, Reference Manager, RefWorks...), les logiciels open source (BibTeX, JabRef, Zotero...) et les logiciels propriétaires gratuits (Mendeley, Colwiz).
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Le nom d'un fichier doit être le plus court possible et doit refléter son contenu. Il peut contenir son sujet (rapport d'activité, résultats d'analyse, bilan, etc.), sa date, sa version (si le document est destiné à évoluer).
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.