– Lettrage manuel. On associe à la main deux opérations, entre factures et règlements. On passe en revue les comptes clients et les comptes fournisseurs, et on « pointe », puis on « lettre », une par une, les factures correspondantes C'est la méthode la plus souvent employée dans les petites et moyennes entreprises.
Les techniques de lettrage peuvent se faire de façon manuelle ou automatique. Le type de lettrage manuel est réalisé par le comptable, qui va attribuer à chaque écriture de facture, le même code unique (la même lettre) que celui attribué au(x) écriture(s) de règlement(s) de la facture.
Pour modifier un lettrage automatique, sélectionnez une feuille journal, puis sélectionnez l'action Lettrer manuellement pour relettrer ou lettrer le paiement manuellement sur la page Lettrage paiement.
Le lettrage consiste à rapprocher des montants dans un compte de tiers. On lettre, de manière générale, les comptes clients et les comptes fournisseurs. Les autres comptes lettrables sont des comptes de classe 4 et les comptes 511. Cette opération permet de vérifier le règlement effectif des factures émises et reçues.
Le lettrage comptable est une méthode utilisée en comptabilité afin de faire le lien entre une facture et son règlement. Cette procédure est généralement utilisée pour les comptes clients et les fournisseurs.
Pour lettrer des écritures comptables
, entrez Historiques des transactions comptabilité, puis sélectionnez le lien correspondant. Sélectionnez un historique des transactions comptabilité, puis choisissez l'action Comptabilité. Dans la fenêtre Écritures comptables, choisissez l'action Lettrer écritures.
Le lettrage est un outil qui permet d'attribuer une lettre à 2 lignes d'écritures ou plus dans le but de les associer dans la même saisie comptable. Ces lignes d'écriture doivent être lettrées de telle sorte que débit = crédit.
Intérêt du lettrage comptable des fournisseurs et des clients. Le lettrage comptable consiste à attribuer une lettre à un ou plusieurs montants au débit pour les faire correspondre à un ou plusieurs montants au crédit. Traditionnellement, il permet de faire un lien entre une facture et son règlement.
Le lettrage automatique s'effectue à l'aide d'un logiciel de gestion de la comptabilité. De cette manière, les factures sont rapprochées automatiquement avec les paiements. Certains logiciels permettent même de rapprocher un paiement avec plusieurs factures. Les sommes sont effectuées automatiquement.
Le lettrage consiste à rapprocher des montants dans un compte tiers (clients ou fournisseurs), soit généralement à faire le lien entre une facture et son règlement. Les mouvements qui restent (non lettrés) permettent de justifier le solde du compte.
Le lettrage peut s'effectuer également depuis le menu Traitement > Gestion des comptes tiers. Sélectionnez le Compte général concerné. Cliquez sur le bouton Automatique dans la barre de Fonctions pour ouvrir la fenêtre de Lettrage automatique. Vérifiez que l'option Lettrage est bien cochée en haut de la fenêtre.
Dans SAP Business One, une partie du processus de lettrage est réalisée automatiquement par l'application et une autre partie peut être effectuée manuellement. La plupart du temps, le lettrage est effectué automatiquement, par exemple lorsque vous créez des encaissements ou des décaissements liés aux factures.
Activez la feuille « Base de données » et choisissez la cellule M1 puis saisissez le texte "Valeurs Concaténées" comme entête de cette nouvelle colonne. Dans la cellule M2, tapez la formule =CONCAT(B2;E2;F2) Puis copiez-la vers le bas pour remplir toutes les cellules de cette nouvelle colonne.
Ouvrez la fonction Interrogation et lettrage du compte général. Le lettrage peut s'effectuer également depuis le menu Traitement > Gestion des comptes tiers. Sélectionnez le Compte général concerné. Vérifiez que le volet Interrogation/Lettrage est bien sélectionné dans la barre de sélection à gauche.
Le rapprochement bancaire consiste à comparer les enregistrements comptables du compte banque avec les opérations figurant sur le relevé bancaire. Il permet ainsi de vérifier que chaque flux financier a bien fait l'objet d'une comptabilisation et qu'il figure sur le relevé bancaire.
A quel moment faut-il réaliser le rapprochement ? Au moins une fois par an ! Cependant, il est aussi recommandé de faire un rapprochement bancaire plusieurs fois par an (2 à 3 fois). S'il devait y avoir des erreurs, les détecter sera ainsi plus facile.
Le contrôle des comptes externes est effectué par un commissaire aux comptes (le CAC) nommé lors de l'assemblée générale qui établit un audit comptable et financier. Il a pour mission la vérification de la comptabilité ainsi que la certification des comptes comptables.
Le Contrôle des comptes Fournisseurs. Une vérification périodique des comptes fournisseurs doit être effectuée. Elle consiste à rapprocher les factures reçues et les règlements envoyés (= pointage par méthode du lettrage). Dans un compte 401 Fournisseurs, les factures apparaissent au crédit et les règlements au débit.
Vérifiez que le volet Interrogation/Lettrage est bien sélectionné dans la barre de sélection à gauche. Dans Type d'écritures, sélectionnez le type d'écriture que vous souhaitez afficher dans la liste. Par exemple: Ecritures non lettrées ou Ecritures non pointées. Cliquez sur la fonction Annuler.
Pour vérifier que le règlement n'a pas été comptabilisé dans le mauvais compte fournisseur, deux solutions : vérifier le bénéficiaire du chèque, du virement ou du paiement par carte bleue ; faire une recherche par montants pour vérifier l'existence d'une facture non lettrée de montant identique.
Dans votre compte client, il y aura 2 écritures ( l'avoir de 3 000 et la facture de 1 000 ) et le solde de 2 000 reflète l'avoir dont il bénéficie encore. Une fois cela soldé ( soit par de nouvelles factures, soit par remboursement ) vous pourrez alors totalement lettrer ce compte.
Pour cela, vous pouvez utiliser les ratios suivants : (dettes nettes fournisseurs * 360 / montant des achats TTC), afin de déterminer le délai moyen de paiement des fournisseurs, et (dettes nettes clients * 360 / montant des ventes TTC), afin de déterminer le délai moyen de paiement des clients.
L'utilité d'établir un état de rapprochement réside dans le fait que déjà il est très courant de constater que les soldes (solde initiale ou solde final) des opérations (encaissement et décaissements) des comptes tenus par la banque et l'entreprise ne coïncident pas.