Vous pouvez mettre en pièce jointe ladite facture non payée. Optez pour un message court, allez droit au but. Portez attention à la rédaction de l'objet de votre message : il doit être court, précis et mentionner les mots “retard”,”facture n°XXXX”, ou “relance”.
Bonjour XXXXX, Je me permets de vous contacter concernant la facture n°XXXXXXX qui arrive à échéance le XX/XX/XXXX, que je vous remets en pièce jointe. Pourriez-vous me confirmer que cette facture vous est bien parvenue et qu'il n'y à aucun bloquant pour son règlement.
Indiquez le numéro de la facture et la date d'échéance dans l'objet du courriel. Assurez-vous que l'objet est clair et indique le numéro de la facture et la date d'échéance. Cela sera efficace pour attirer l'attention du destinataire parmi les autres messages de sa boîte de réception.
Si malgré ce premier contact, le client n'a toujours pas honoré son règlement, il est alors nécessaire de lui envoyer une lettre de relance, soit par écrit, soit par e-mail. Il est recommandé de joindre une copie de la facture pour lui permettre de s'y retrouver facilement dans sa comptabilité.
Nous vous prions de vouloir procéder au paiement de ces … euros, dans un délai de huit jours. Nous vous remercions par avance de votre diligence. Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos respectueuses salutations.
Mme, M. (nom du destinataire), Je me permets de vous relancer concernant l'email que je vous ai envoyé précédemment au sujet de (brève description de l'offre ou de la proposition). J'aimerais vous présenter de vive voix les avantages que cela pourrait apporter à votre entreprise (nom de l'entreprise du prospect).
Envoyer une lettre de mise en demeure
La mise en demeure constitue la dernière forme de relance amiable pour facture impayée. Il s'agit d'un courrier officiel par lequel le créancier somme le débiteur de régler sa dette.
Je demande le versement d'un acompte, ainsi je suis au moins payé d'une partie de la prestation dès le début de ma prestation. J'assure un suivi consciencieux du paiement de mes factures. Malgré ces précautions, un impayé peut tout de même survenir.
Première relance d'une facture impayée : modèle de mail
Il est utile notamment en cas de retard de paiement exceptionnel. Corps du mail : Madame, Monsieur, Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement de la facture n°XXX datée du .../.../... et d'un montant de XXX€.
Utilisez un ton amical dans l'email avec des formules de salutations et des expressions atténuées. Abordez les points principaux du rappel pour que le destinataire sache clairement ce que vous voulez. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreurs pour avoir l'air professionnel en plus de gentil.
Bonjour [Nom du contact ou fonction occupée dans l'entreprise], Je me permets de vous écrire pour faire suite à mon précédent message, envoyé le [date], concernant […] Il ne me semble pas avoir eu de retour de votre part. Si vous le souhaitez toujours, je vous propose de continuer nos échanges.
Une fois la date d'échéance expirée, vous pouvez envoyer une lettre de rappel pour obtenir le règlement sans délai de l'impayé. En outre, vous êtes en droit d'appliquer des pénalités de retard ainsi que l'indemnité forfaitaire de recouvrement.
Restez professionnel et soyez bref mais précis :
Soyez très clair sur la date à laquelle vous attendez le paiement. Demandez comment vous allez être payé Faites appel à l'empathie : rappelez à votre interlocuteur qu'en tant que petite entreprise, les factures impayées ont un impact considérable sur votre trésorerie.
Offrez une garantie pour rassurer le client et lui montrer que vous êtes confiant dans votre produit ou service. Soyez honnête : Soyez honnête avec le client sur les avantages et les inconvénients de votre produit ou service. Cela montrera que vous êtes transparent et que vous avez confiance en ce que vous vendez.
Dans le cadre d'un email de relance, vous devez absolument placer un appel à l'action. Autrement dit énoncer quel est le but attendu de ce mail. Demandez de façon précise ce que vous attendez (mettre en gras), si la demande s'y prête, la date limite, et bien sûr : quel est le bénéfice pour votre prospect.
Au maximum, attends trois jours avant d'envoyer un e-mail de relance. Si tu attends une semaine, ce sera trop long. En effet, ta cible aura le temps de t'oublier et de passer à autre chose. Évite d'envoyer un e-mail le même jour.
Voici un exemple concret : « pour toutes ces raisons évoquées, je vous demande de bien vouloir examiner le problème, afin qu'une solution soit trouvée au plus vite. Je vous remercie de l'attention que vous porterez à ma requête devenue urgente ».
Vous pouvez simplement rappeler à l'ordre le salarié en lui adressant un courrier afin de lui demander expressément qu'il cesse ses agissements. En cas de réitération de faits similaires, une sanction pourra être prise à son encontre.
Ouvrez l'émail concerné puis allez dans > Fichier > Informations puis Renvoyer le message et rappeler. Vous pouvez alors cocher une option qui vous avertira si le mail a été rappelé trop tard et donc lu par votre destinataire.
L'idéal, c'est disposer d'une adresse e-mail du type : prénom@nomdel'entreprise.com ou prénom.nom@nomdel'entreprise.com. Vous pouvez le faire si vous possédez un site internet. Vous avez aussi la possibilité de créer une adresse e-mail professionnelle dans Google Workspace.
Un e-mail doit être succinct, il doit aller droit au but. Votre destinataire doit comprendre dès les premières lignes quel est le sujet de la prise de contact. Il n'est pas conseillé d'utiliser des abréviations. Évitez d'écrire un courriel trop long, vous risquez de refroidir votre interlocuteur.
Bonjour [Nom], je vous écris pour donner suite à mon mail en date du [Date] portant sur [Sujet]. J'espérais que vous pourriez me donner une idée du moment où nous pourrions nous rencontrer afin que je puisse m'assurer que mon emploi du temps s'accorde avec le vôtre.