Elle doit être claire, simple, et pratique. Elle doit fournir à l'autorité hiérarchique, le cas échéant, l'ensemble des éléments qui vont lui permettre de faire le point sur une question et préparer, en cas de besoin, sa décision.
Il peut s'agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
La lettre en forme administrative ne comporte ni formule d'appel ni formule de politesse. Elle doit respecter un formalisme rigoureux. Elle comporte obligatoirement les mentions suivantes : nom de l'école, références, objet et, éventuellement, pièce(s) jointe(s).
L'écrit administratif répond à des exigences que le rédacteur se doit de respecter. I. Tout écrit administratif doit obéir aux principes essentiels que sont le respect de la hiérarchie, la responsabilité, l'objectivité, la courtoisie, la prudence, la précision, l'efficacité, la dignité et l'homogénéité du style.
La note administrative se limite exclusivement à la procédure, tandis que la note de synthèse exige un effort supplémentaire d'analyse pour mettre en rapport la procédure et les problèmes qui contrecarrent cette procédure, ou qui la génèrent.
Il est primordial d'analyser les dossiers avant de se jeter dans l'abîme de la rédaction à toute vitesse. Une première lecture rapide doit vous permettre de diagnostiquer le degré de difficulté du dossier, sa thématique et votre attrait/aisance vis-à-vis des items abordés.
La note administrative est un document interne à l'administration utilisé dans un processus de décision. Elle sert essentiellement à informer un supérieur hiérarchique ou à formuler des propositions.
Dans la correspondance administrative, les formules d'appel les plus courantes sont Madame et Monsieur.
Les formules pour débuter votre courrier:
– J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du… – J'ai l'honneur de vous faire connaître que… – J'ai l'honneur de vous rendre compte…, J'ai l'honneur de vous exposer… – J'ai l'honneur de vous faire parvenir…
Je vous prie d'agréer mes plus respectueuses salutations. Veuillez croire en mes respectueux sentiments. Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux. Veuillez recevoir l'assurance de ma considération distinguée.
Une bonne lettre est structurée en trois parties: l'en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.
La lettre est un texte écrit par un rédacteur (destinateur) et destiné à un récepteur (destinataire).
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
administratif, administrative
Qui concerne une administration, l'Administration. administratif n. Personne qui travaille dans le secteur administratif d'une entreprise.
A part si le plan vous est donné, une rédaction suit généralement un plan en trois parties : introduction, développement et conclusion. Cette étape sert à structurer les informations sélectionnées en fonction du plan choisi.
La façon polie de saluer quelqu'un que l'on vient de vous présenter est de dire : « Bonsoir Julie, content de faire votre connaissance. » Tendez votre main et serrez la main de la personne de manière ferme, mais pas écrasante.
Quelle que soit la forme peu importe : salut (même si je trouve cela horriblement froid comme tournure !) hello, coucou, bonjour. Merci.
Le style de la note doit être clair, concis et impersonnel. On ne doit pas s'adresser directement aux destinataires (exemples : « la présence de chacun est souhaitable », « il est rappelé aux représentants que… », etc.) ; la forme passive est en général utilisée.
Votre note de synthèse doit révéler certaines de vos qualités au lecteur : Capacité à produire un document utile, simple et concis. Capacité d'identification des thèmes majeurs dans un ensemble de textes. Capacité de cohérence et d'organisation de ses idées.