Fait à (Ville), le (Date). Madame, Monsieur, Par la présente, je viens vous adresser ma réclamation concernant (précisez l'objet de votre réclamation). En effet, (exposez ce en quoi la prestation n'est pas respectée et/ou ce en quoi le produit n'est pas conforme à ce qui était initialement prévu).
Je tiens à vous informer de mon insatisfaction au sujet de la qualité de votre service sur (préciser). En effet, récemment j'ai acheté un (indiquer le produit) et j'ai constaté que (préciser la cause de votre insatisfaction). J'espère que vous ferez le nécessaire afin que vos clients soient satisfait de vos services.
Une réclamation peut prendre différentes formes, elle peut se faire par email ou par lettre adressée à votre adversaire, dans laquelle vous précisez votre insatisfaction et une demande d'action pour y remédier.
Employez « Veuillez agréer mes salutations distinguées. » Cette tournure longue et soutenue est celle qui est la plus utilisée pour conclure une lettre destinée à quelqu'un que l'on ne connait pas personnellement dans un contexte officiel, par exemple si l'on s'adresse à une entreprise.
"En espérant que ma candidature retiendra votre attention, veuillez agréer, Madame, Monsieur, ma considération distinguée." "Me tenant à votre disposition pour un prochain entretien, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations."
- commencez votre lettre officielle par un titre de civilité « Madame » ou « Monsieur » ; - pour une personne que vous connaissez, vous pouvez utiliser « Cher/chère » ou des adjectifs plus affectueux « Mon/ma chéri(e), « Mon cœur », « Mon amour ». Bon à savoir : Vous ne connaissez pas le nom de la personne ?
Qu'est-ce que la lettre de réclamation ? Chaque client ou usager non satisfait d'un produit reçu ou d'un service effectué a la possibilité de s'adresser à l'entreprise ou au service public en question en lui signalant les dysfonctionnements qu'ils ont observés à travers une lettre de réclamation.
En effet, d'une manière générale, il est conseillé de porter réclamation dès lors que vous estimez que les termes du contrats n'ont pas été respectés et/ou estimez avoir été lésé ou avoir subi un dommage du fait d'une négligence de l'entreprise.
Bonjour [Nom du contact ou fonction occupée dans l'entreprise], Je me permets de vous écrire pour faire suite à mon précédent message, envoyé le [date], concernant […] Il ne me semble pas avoir eu de retour de votre part. Si vous le souhaitez toujours, je vous propose de continuer nos échanges.
À REMPLIR LE FORMULAIRE DE PREUVE DE RÉCLAMATION
口 La preuve de réclamation doit être signée par l'individu qui la remplit. 口 La signature du réclamant doit être attestée. 口 Indiquer l'adresse complète (incluant le code postal) où tout avis et correspondance doivent être expédiés.
Dans l'idéal, il faut préciser, dans l'avoir, le numéro de facture correspondant. Votre client déduira le montant de l'avoir de son futur paiement. S'il a déjà payé la facture, vous devrez établir un chèque de remboursement du montant de l'avoir ttc, ou déduire le montant sur une prochaine facture.
Il existe deux types de réclamations bien distincts : les réclamations orales et les réclamations écrites. Les réclamations orales sont de l'ordre des canaux téléphoniques ou en face à face. Les réclamations écrites sont reçues par courrier, fax ou emails.
En effet, une réclamation marque l'intérêt que le client porte encore à l'entreprise ou au produit. Elle correspond à du temps et de l'attention donnée par le client à l'entreprise ou à l'organisme. Or, le client ne manifeste pas systématiquement son insatisfaction, loin de là.
La demande de remboursement
Pour se faire rembourser, le requérant doit généralement s'adresser par courrier recommandé avec accusé réception. Cela permet de dater la réclamation et de faire courir les délais.
Le chargé de réclamations clients se charge, également, de fidéliser la clientèle et d'assurer un suivi des différentes réclamations dans le respect de délais strictes. Son métier implique une utilisation intensive des outils informatiques et très en particulier le téléphone.
Une réclamation indique en fait deux écarts : la présence d'une non-conformité ou un décalage entre qualité attendue et qualité perçue ; l'absence de contrôle qualité ou en tout cas la non-détection de cette anomalie par le prestataire.
Madame/ Monsieur la/le Directrice/Directeur ou Madame/Monsieur [Précisez le nom du Directeur(trice)], Par le présent courrier recommandé, je me permets de vous demander de bien vouloir m'accorder un rendez-vous/un entretien prochainement/rapidement/courant [Précisez le mois souhaité.].
Si on ne connaît pas le nom de la personne, on s'adresse à la fonction de cette personne : Mme la Directrice, M. le Chargé de Mission. On commence la lettre par un titre de civilité Madame ou Monsieur ou si on ne sait pas Madame, Monsieur.
Dans l'attente d'une réponse (ou de votre réponse), nous vous prions d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. Espérant une réponse positive, je vous prie d'agréer, Madame la Directrice, mes salutations distinguées.