Les communes ont pour obligation de fournir un budget primitif, document budgétaire de prévision et d'autorisation, et un compte administratif, document comptable d'exécution établi par l'ordonnateur. La présentation de ces documents est précisée par la nomenclature budgétaire et comptable, la M14 pour les communes.
Les collectivités locales ont une comptabilité générale ou « d'exercice ». Les produits et charges sont rattachés à l'exercice au cours duquel sont émis les titres permettant de recouvrer les créances et les « mandats » donnant ordre au comptable de payer les dépenses.
La comptabilité publique est directement inspirée du PCG-Plan comptable général applicable au secteur privé. C'est ainsi que la comptabilité établi la partie double, distingue les opérations en sections de fonctionnement et d'investissement, procède aux amortissements et provisions et gère ses opérations patrimoniales.
Principes. L'article 29 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, pose comme principe que les opérations de dépenses sont successivement : l'engagement, la liquidation, le cas échéant l'ordonnancement, ainsi que le paiement.
Le comptable public est chargé d'exécuter les dépenses et les recettes selon les indications de l'ordonnateur, mais il ne lui est pas subordonné. Il est responsable personnellement et sur son propre argent de ces opérations. C'est un fonctionnaire de l'État dépendant du corps des comptables du Trésor.
Le compte administratif est le bilan financier de l'ordonnateur. Il permet de contrôler la gestion de la commune, ainsi de vérifier que les dépenses annoncées lors du budget primitif sont bien celles réalisées A ce titre, son examen constitue un acte majeur de la vie communale.
Le comptable public vérifie notamment la correcte imputation budgétaire et la disponibilité des crédits, la réalité du service fait – en exigeant des pièces justificatives à l'ordonnateur –, la non-prescription de la dépense, ainsi que son caractère libératoire.
La comptabilité budgétaire enregistre les recettes et dépenses au moment où elles sont encaissées ou décaissées[3], alors que la comptabilité nationale les enregistre, en principe, au moment où les droits (créances ou dettes) sont créés par un fait générateur.
Le ministre et le président d'institution constitutionnelle sont ordonnateurs principaux des crédits qui sont mis à leur disposition.
Les ordonnateurs et les comptables publics sont successivement chargés d'exécuter juridiquement la loi de finance. Tandis que les ordonnateurs sont des agents publics chargés d'ordonner et de décider, les comptables, également agents publics, ont pour mission d'exécuter les ordres des ordonnateurs.
Ils fournissent des informations essentielles sur l'exécution budgétaire de la collectivité et sur sa situation financière et patrimoniale. Le compte administratif est établi par l'ordonnateur, tandis que le compte de gestion est élaboré par le comptable de la collectivité.
1612-20 du Code général des collectivités territoriales (CGCT), ce contrôle est exercé par le préfet, en liaison avec les chambres régionales des comptes (CRC).
L'objectif de ce contrôle est d'assurer le respect des règles applicables à l'élaboration, l'adoption et l'exécution des budgets des collectivités territoriales et de leurs établissements publics (budget primitif, budget supplémentaire, décision modificative et compte administratif).
En matière d'exécution des ressources publiques, le Trésor public a pour rôle : le recouvrement des recettes au profit du budget de l'Etat et des collectivités territoriales ; et l'animation du recouvrement.
Statut du comptable public
C'est un fonctionnaire désigné par son administration de tutelle, plus généralement par le Ministre chargé du budget qui le désigne par un arrêté de nomination auprès d'une autorité ordonnatrice.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Les délais de conservation de ces documents sont également évoqués.
La comptabilité remplit 3 fonctions principales : Compter ; Analyser ; Communiquer.
Définition de la comptabilité
La comptabilité est une discipline qui consiste à organiser les données financières de l'entreprise. Véritable outil de gestion, cette technique permet d'évaluer la situation financière de l'entreprise, d'analyser sa performance et d'anticiper les éventuelles difficultés.
L'article L. 2312-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) indique que « le budget de la commune est proposé par le maire et voté par le conseil municipal ». Cette notion de vote implique donc l'existence d'une délibération qui matérialise l'approbation de l'assemblée délibérante.
D'un point de vue comptable, le budget se présente en deux parties, une section de fonctionnement et une section d'investissement. Chacune de ces sections doit être présentée en équilibre, les recettes égalant les dépenses.
Le conseil municipal approuve la section de fonctionnement, puis celle d'investissement. Au sein de chaque section, les dépenses sont votées par chapitres, selon leur nature ou leur fonction. Le budget primitif doit être voté avant le 15 avril. Il est ensuite transmis au préfet, qui exerce un contrôle de légalité.