Les frais professionnels désignent toutes les dépenses financières engagées par un salarié dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle. Ces frais professionnels font l'objet d'une prise en charge par l'employeur sur présentation d'un justificatif de dépense.
Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l'employeur. Par exemple : frais de restauration, déplacement, vestimentaires. Les avantages en nature sont des prestations fournies par l'employeur au salarié.
Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme : d'un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ; d'un versement d'allocations forfaitaires ; de l'application d'une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n'étant ouverte qu'à certaines professions.
Les allocations pour frais d'emploi sont imposables dès lors qu'elles couvrent des dépenses déjà prises en compte par la déduction forfaitaire de 10 %.
La note de frais (définition) est un document établi par un salarié, pour demander le remboursement des frais professionnels engagés dans l'intérêt de votre entreprise. Concrètement, ces frais correspondent donc à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
L'employeur peut préférer rembourser les notes de frais au réel. Dans ce cas, vous remboursez exactement la somme dépensée par le salarié, sous réserve que la note de frais respecte les conditions requises. 📝 À noter : le remboursement des frais réels de vos salariés est exonéré de cotisations sociales.
La loi ne prévoit pas de délai pour le remboursement d'une note de frais. C'est donc à l'employeur de fixer un délai dans sa politique interne. En pratique, le délai de 30 jours est souvent choisi. Il est également possible de décider de rembourser toutes les notes de frais réalisées dans le mois, avant la fin du mois.
Elles doivent être directement liées à l'exercice de votre activité salariée. Ces dépenses doivent être effectuées dans le seul but d'obtenir ou de conserver vos revenus professionnels, votre travail.
Un abattement forfaitaire représentatif des frais professionnels est effectué, avant calcul de la CSG - CRDS , sur la plupart des revenus d'activité. Le taux de cet abattement pour frais professionnels est fixé à 1,75 % (sans changement depuis le 1er janvier 2012).
Les frais professionnels
Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de lui rembourser. Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS.
Les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais. La majorité des frais professionnels sont à comptabiliser dans le compte 625. Les cadeaux vont toutefois figurer au compte 623. Le type de dépense va déterminer le compte charges à utiliser pour la comptabilité.
Dans certaines situations, l'employeur peut légitimement refuser d'accorder une avance sur frais. Cela peut se produire si les justifications fournies par l'employé ne sont pas claires, insuffisantes ou ne répondent pas aux critères établis par l'entreprise.
L'employeur remboursera le montant exact dépensé par le salarié. Il connaît ce montant sur la base du justificatif de note de frais fourni. L'employeur ne peut pas toujours choisir le mode de remboursement d'une note de frais.
En tant que salarié, une déduction forfaitaire de 10% est appliquée automatiquement à vos revenus. Si vous estimez avoir engagé davantage de dépenses, vous pouvez choisir de déduire vos frais réels dans votre déclaration de revenus.
Le cumul des prises en charge et aides
La prise en charge obligatoire des frais de transports en commun est cumulable avec le Forfait Mobilités Durables, dans la limite de 800 €/an et par salarié.
L'avantage en nature doit figurer sur le bulletin de paie. Il sera indiqué au niveau du salaire brut pour être soumis à cotisations. Après détermination du salaire net imposable, il sera déduit du salaire net à verser au salarié.
Si vous optez pour la déclaration des frais réels, vous devez obligatoirement justifier vos dépenses et conserver tous les justificatifs pendant les trois années suivantes (addition de restaurant, ticket de péage, reçu de station-service,…). Ces derniers sont à conserver en cas de contrôle fiscal.
Les frais professionnels peuvent correspondre à des frais de déplacement, des frais de repas en cas de déjeuner d'affaires, ou encore des frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, mais aussi les dépenses de déménagement en cas de mutation, etc.
Vous l'aurez compris, la déduction des frais réels est plus intéressante si vous avez des frais professionnels importants surtout si votre salaire est relativement modeste. En effet, si vous déclarez des revenus importants, vous avez souvent intérêt à opter quand même pour l'abattement fiscal de 10%.
Les frais de restaurant (repas d'affaires) peuvent être remboursés au salarié sans être considérés comme un avantage en nature (c'est-à-dire un complément de rémunération) sous certaines conditions. Pour exclure ces frais de l'assiette des cotisations sociales, ils doivent avoir un caractère exceptionnel.
La procédure de remboursement n'a rien de plus simple. En effet, il suffit d'effectuer un virement à partir du compte courant de l'entreprise, et d'en répertorier le montant dans le cahier de comptes de l'exercice fiscal en cours.
Il suffit que le repas ait été pris dans un cadre professionnel pour profiter de la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant. Pour un montant de moins de 150€ HT, un reçu suffit. Sinon, il faudra créer une facture qui précise le nombre de couverts, mais aussi l'identité et la fonction des convives.
En effet, le montant des frais professionnels est fixé chaque année par l'URSSAF.