Pour les petites associations, la comptabilité peut être tenue sur un simple cahier ou sur un tableur informatique. Il est conseillé de tenir régulièrement à jour ce cahier aussi appelé journal de recettes/dépenses et de faire un état mensuel des dépenses et des recettes.
Les associations ayant une activité commerciale soumises aux impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés) doivent tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif, un bilan annuel et un compte de résultat. Elles doivent également tenir un livre d'enregistrement de la TVA.
Les associations doivent, par nécessité démocratique et de bonne gestion, tenir une comptabilité. La loi du 1er juillet 1901 n'impose en la matière aucune obligation aux associations. Les statuts prévoient généralement que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l'approbation de l'assemblée.
Quelques organismes publics peuvent en effet effectuer le contrôle des comptes de l'association. L'URSSAF vient vérifier la régularité des versements de cotisations sociales tandis que plusieurs autres autorités notamment l'administration fiscale, peuvent demander à consulter la comptabilité d'une association.
Le contrôle externe des associations est de deux ordres : un commissaire aux comptes « imposé » par la loi, un censeur ou « contrôleur » prévu, éventuellement, par les statuts.
Le bilan d'une association loi 1901 est toujours composé de deux tableaux, l'actif et le passif. A l'actif, on trouve un inventaire du patrimoine de l'association ; au passif, la liste de ses ressources financières.
La comptabilité de trésorerie se base sur les flux bancaires de l'entreprise. Elle consiste à enregistrer l'ensemble des encaissements et décaissements en distinguant les modes de règlement et la nature des opérations réalisées.
Le fonctionnement d'une association loi 1901 est déterminé dans ses statuts. En principe, l'association est gérée par trois organes : le bureau, le Conseil d'administration et l'Assemblée générale. Même si ces organes sont facultatifs, ils sont indispensables pour encadrer le bon fonctionnement d'une association.
Une association « loi 1901 » est un organisme à but sans lucratif. Ce caractère « non lucratif » signifie qu'il est interdit de partager des bénéfices… et pas d'en réaliser !
Le rôle du comptable bénévole est central et ses missions sont variées : gestion des comptes, classification selon le plan comptable, clôture des comptes, valorisation des contributions volontaires… C'est le garant de la santé financière de l'association !
Le trésorier d'une association dispose d'un rôle primordial: il gère et tient les comptes de l'association. Malgré cela, au regard de la loi du 1er juillet 1901, une association n'est pas obligée de se doter d'un trésorier.
Le Trésorier peut avoir à administrer des emprunts ou des placements mais, de manière générale, le trésorier contrôle les entrées et les sorties d'argent de son entreprise. La responsabilité du trésorier est de rentabiliser au maximum l'argent dont dispose l'entreprise qui l'emploie.
Pour résumer, nous pourrions dire que le trésorier tient un rôle politique alors que le comptable a une fonction technique. Nous reviendrons plus loin sur cette différenciation. Ces deux fonctions peuvent être occupées par la même personne (le trésorier), mais aussi par deux personnes différentes.
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
La trésorerie est généralement mesurée à partir du haut de bilan en appliquant la formule suivante : Fonds de roulement – Besoin en fonds de roulement = Trésorerie nette.
Les comptes annuels doivent être établis à la clôture de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères, et présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.
De gauche à droite, vous trouverez l'actif et le passif du bilan. L'actif répertorie ce que possède l'entreprise : ses investissements (immobilisations) et ses créances envers des tiers. Le passif mentionne les dettes de l'entreprise : les créanciers et les ayants droit mobilisés pour financer son cycle d'exploitation.
Les vérificateurs sont volontaires ou désignés par le bureau. Il ont la mission de contrôler la véracité des comptes et la pertinence des dépenses qui ont été faite dans l'année écoulée qu'elles soient programmées par la dernière assemblée ou qu'elles soient des dépenses courantes de l'exercice clos.
L'expert comptable
Est expert comptable celui qui fait profession de réviser et d'apprécier la comptabilité des entreprises et organismes auxquels il n'est pas lié par un contrat de travail. Il est habilité à attester la régularité et la sincérité des bilans et des comptes de résultat.