Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Une bonne gestion de ses papiers administratifs demande du temps, de la patience et une très bonne organisation. En effet, il est important d'effectuer de temps en temps du rangement ou un tri radical dans vos papiers administratifs pour éviter de perdre du temps à chercher un papier ou un document en particulier.
Il peut s'agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Le classement et l'archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d'équipements dédiés à l'archivage, tels que : Les classeurs. Les pochettes et chemises et autres protègent documents. Les boîtes de rangement et caisses d'archives ou dossiers suspendus.
La gestion des dossiers (ou Case Management) regroupe les informations, les actions, les personnes et l'interface. La pratique s'avère généralement bien plus complexe, les outils disponibles n'étant traditionnellement pas assez performants.
C'est la phase de planification des tâches et des ressources mobilisées pour la réalisation du projet.
Le dossier du personnel est un dossier papier ou numérique dans lequel sont stockés tous les documents relatifs aux RH et à la paie. Aussi appelé dossier salarié, il assure le suivi des informations et de l'évolution d'un collaborateur depuis son recrutement jusqu'à sa sortie.
L'entreprise peut classer ses factures de ventes de l'une des façons suivantes : Classement en fonction le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant ; Classement par client sur la base de la date de facture ; Classement par date d'émission ou par date d'échéance (ordre chronologique).
Cependant, si vous souhaitez que vos fichiers apparaissent de façon chronologique, vous devez prendre en compte la logique de classement de votre ordinateur qui est soit par ordre alphabétique, soit qui suit la nomenclature américaine concernant les dates, c'est-à-dire « année – mois – jour ».
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Maintenir le système en ordre. Utilisez une corbeille « à trier ». Lorsque vous recevez de nouveaux courriers ou lorsque vous vous retrouvez avec de nouveaux documents, vous ne pourrez pas toujours les classer tout de suite. Placez tous ces papiers en un seul et même endroit et triez-les lorsque vous en avez le temps.
Enregistrer votre document
Cliquez sur fichier > Enregistrer, sélectionnez ou accédez à un dossier, tapez un nom pour votre document dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur Enregistrer.
Au final, la bonne gestion de vos documents assure un réel gain de productivité et améliore le service rendu au client. Pour aider les entreprises dans cette démarche, AGS Records Management propose d'optimiser leur gestion documentaire, avec des solutions efficaces et adaptées.
1 – Identification et authentification des archives.
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.