Sélectionnez le fichier ou le dossier à copier. Appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée. Faites glisser le fichier ou le dossier vers le dossier de destination. Assurez-vous de bien relâcher le bouton de la souris avant la touche Ctrl.
Ouvrir un fichier existant
Appuyez deux fois ou double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir. Le fichier s'ouvre généralement dans l'application que vous avez utilisée pour le créer ou le modifier. Par exemple, un fichier texte s'ouvre dans votre application de traitement de texte.
Une autre méthode pour créer un dossier consiste à ouvrir l'explorateur de fichiers Windows, à se positionner sur le dossier où l'on souhaite effectuer la création puis faire un clic droit pour ouvrir le menu contextuel et suivre la même procédure !
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Accédez à l'endroit où vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom de votre dossier, puis appuyez sur Entrée. Pour enregistrer un document dans le nouveau dossier, ouvrez-le, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,accédez au nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Les différents modes possibles : o « r » : ouverture en lecture. o « r+ » : ouverture en lecture/écriture. o « w » : ouverture en écriture. Si le fichier existe déjà, son contenu est effacé. Si le fichier n'existe pas, il est créé. o « w+ » : comme « w », mais les opérations de lecture sont aussi permises.
1 – Identification et authentification des archives.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Faites un tri des documents sur votre bureau
Rassemblez toutes les feuilles volantes d'un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat et les classeurs non classés. Faites un tri des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
le sens des deux substantifs, citent le Littré: «Le classement est l'action de ranger effectivement d'après un certain ordre... La classification est l'ensemble des règles qui doivent présider au classement effectif ou qui déterminent idéalement un ordre dans les objets».