Toute facture doit comporter un numéro unique, suivre une chronologie continue et sans interruption. C'est-à-dire sans « trou » ni oubli. Par exemple, si vous partez de la facture 008, la suivante devra porter le numéro 009 et ainsi de suite.
Pour être conformes à la législation, les factures doivent être numérotées de manière à former un ordre chronologique ou une suite constante. Par exemple, si dans la matinée, la facture n° 12 a été établie, un peu plus tard viennent obligatoirement la facture n° 13, puis le n° 14 et ainsi de suite.
Exemple de numérotation avec préfixe : année + numéro
Afin de simplifier le tri par année, beaucoup d'entrepreneurs choisissent de mettre un préfixe annuel : 2019-001, 2019-002… L'année suivante, on repart de zéro. En 2020, la première facture de l'année devra donc être 2020-001.
Les possibilités offertes pour numéroter ses factures
Il est possible d'utiliser : Une suite séquentielle simple : 001, 002, 003, 004, 005, 006… Un préfixe temporel (année ou année + mois) suivi d'une séquence de chiffres : 2018-001, 2018-002, 2018-003 ou encore 2018-01-001, 2018-01-002…
LES NUMÉROS DE FACTURES DOIVENT-ILS SE SUIVRE ? Oui, l'incrémentation (le suivi) des numéros est la règle fondamentale. La facture numéro 12 doit précéder la facture numéro 13, qui doit elle-même précéder la facture numéro 14… Par ailleurs, il est strictement interdit de supprimer une facture.
L'article L441-9 du code de commerce précise les mentions obligatoires des factures, dont les principales sont les suivantes : nom et adresse des parties. date de la vente ou de la prestation de services.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Il faut être précis dans le libellé d'écriture : nom du client, numéro de facture afin de faciliter les recherches. Il faut utiliser des comptes clients détaillés : créer un compte par client, ceci facilitera le pointage des factures et des règlements par client.
Sur la facture, il faut le numéro de SIRET, l'adresse du siège social, le nom et coordonnées des deux parties, le numéro de facture, le statut juridique, la date de la prestation ou vente, nature de la facture, quantité, prix unitaire, TVA (2.1%, 5.5%, 10% ou 20%).
Les numéros des factures doivent être indiqués chronologiquement. Par exemple : 20180601, 20180602 etc. (année, mois, numéro de la facture dans le mois).
Facture proforma : définition
Une facture proforma (“pour la forme” en latin) correspond à une facture qui est seulement émise à titre informatif pour le client. Elle vient détailler les informations à propos d'un achat de marchandise ou d'une prestation de service en amont de la création d'une vraie facture.
La facture “pro-forma”
Une facture pro forma est un document commercial. Elle constitue une sorte de devis provisoire, qui n'a cependant aucune valeur comptable ou légale.
La facture classique
Egalement appelée facture ordinaire, ce document est établi quand une entreprise quelconque vend un bien ou un service à un client. Sur cette facture, il est requis de mentionner la quantité vendue, le prix du produit ainsi que la nature de la vente et les conditions générales y liées.
Le classement des documents comptables est incontournable pour gérer efficacement une entreprise et préserver son patrimoine sur le long terme. En pratique, une bonne classification permet de gagner un temps précieux, tout en réduisant les risques de perte de pièces comptables.
Une facture commerciale est un contrat de vente ou une transaction entre l'expéditeur et le destinataire. Elle contient des informations essentielles pour le dédouanement de vos marchandises et permet de calculer les droits de douane, taxes ou autres.
Les différences entre une facture et un ticket de caisse
Les factures sont éditées avant l'envoi du paiement, tandis que le ticket de caisse est émis après réception du paiement. La facture sert de demande de paiement et le ticket de caisse sert de preuve de paiement.