Sur Windows 10 : cliquez sur la barre de recherche, tapez « explorateur de fichiers » puis clic droit > épingler à la barre des tâches. De cette manière, vous aurez un accès rapide aux documents essentiels. Cliquez sur la petite icône en haut à droite de l'explorateur de fichiers pour montrer le ruban.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Créez des classements thématiques pour vos dossiers
Pour avoir un PC organisé, utilisez un classement par dossiers thématiques. Utilisez tout d'abord des grandes catégories en vous limitant à l'essentiel (type "travail", "factures", "photos", "musique", "vidéos"…) puis multipliez ensuite les sous-dossiers.
Pour cela, il vous suffit de cliquer dans un endroit libre de votre dossier avec le bouton droit de la souris et de choisir Trier Par. Ou pour un classement encore plus visuel, passez par menu Regrouper par puis choisissez vos options de tri, par ordre croissant ou décroissant, type de fichier, date de modification…
Opérer un clic droit sur le bureau et cliquer sur «Réorganiser les icônes». Mettre de l'ordre dans le menu «Démarrer». Cliquer sur «Démarrer», puis «Paramètres», puis «Barre des tâches et menu Démarrer» et enfin sur «Programmes du menu Démarrer».
Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée. Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C'est ce que l'on nomme l'arborescence.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Le classement chronologique est un classement numérique par date. Le classement est effectué à partir de la date de réception d'un document reçu et à partir de la date d'émission d'un document envoyé. Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite.
La façon la plus simple pour structurer la documentation d'entreprise est de l'organiser en groupes en créant un répertoire pour chaque département d'entreprise. Un dossier avec le nom spécifié sera créé dans le dossier Documents communs. De la même manière vous pouvez créer autant de dossiers que vous désirez.
L'idée, c'est d'organiser vos fichiers à l'intérieur du dossier "EN COURS". Soit directement selon une arborescence la plus claire possible, soit en utilisant des alias pour garder un accès rapide à vos dossiers en cours ou à ceux que vous utilisez souvent.
Accédez à l'endroit où vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom de votre dossier, puis appuyez sur Entrée. Pour enregistrer un document dans le nouveau dossier, ouvrez-le, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,accédez au nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
Dans l'Explorateur Windows, cliquez sur un dossier, puis cliquez sur Choisir les détails dans le menu Affichage. Activez la case à cocher en regard de chaque objet que vous souhaitez ajouter à l'affichage actuel ou désactivez les cases à cocher des éléments que vous ne souhaitez pas afficher.
Pour cela, utilisez la combinaison « Ctrl » + Molette de la souris. Vous pouvez paramétrer un affichage différent pour chaque dossier, que Windows mémorisera. Pratique ! Si vous possédez une souris, la manipulation la plus simple consiste à utiliser le raccourci « Ctrl » + Molette de la souris.
Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel élément de la liste puis choisissez la commande Trier par nom. Le menu est automatiquement trié par ordre alphabétique.
Une bonne pratique en matière de structure de dossiers consiste à éviter d'avoir des dossiers concurrents. Évitez de créer des dossiers dont les catégories se chevauchent. Créez plutôt des dossiers distincts les uns des autres et utilisez l'imbrication pour les organiser selon vos besoins.
Un dossier est totalement différent d'un fichier. Un dossier ne peut pas être lu et ne possède pas d'extension. Un dossier est utilisé pour ranger/classer les fichiers afin de les retrouver plus facilement. Il peut aussi contenir des sous-dossiers qui contiendraient des fichiers.
Le plan doit respecter une structure logique de classement ; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Quelques astuces de classement
Afin de retrouver facilement vos papiers, nous vous conseillons d'inscrire sur chaque dossier ou classeur son contenu. Pour gagner encore plus de temps, choisissez une couleur par grand thème puis de classez vos documents par ordre chronologique.