Pour cela, il vous suffit de cliquer dans un endroit libre de votre dossier avec le bouton droit de la souris et de choisir Trier Par. Ou pour un classement encore plus visuel, passez par menu Regrouper par puis choisissez vos options de tri, par ordre croissant ou décroissant, type de fichier, date de modification…
Trier des fichiers
Dans OneDrive sur le web, sélectionnez Mes fichiers, puis accédez au dossier qui contient les fichiers ou les photos à trier. Sélectionnez un en-tête de colonne, puis sélectionnez l'ordre d'affichage que vous préférez. (Par exemple, sélectionnez l'en-tête Nom, puis sélectionnez A à Z ou Z à A.)
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée. Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C'est ce que l'on nomme l'arborescence.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Les dossiers à classer ou à archiver peuvent être rangés dans une armoire de rangement. Les étagères souvent modulables en hauteur peuvent accueillir tout type de rangement de bureau. Installez les charges lourdes en bas de l'armoire tels que les boîtes à archive, les classeurs à anneaux ou les classeurs à levier.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Comment trier les pages d'un PDF
Sélectionnez le fichier PDF dont vous voulez trier les pages ou déposez le PDF dans le champ actif. Les pages du PDF sont affichées. Choisissez une méthode de tri ou faites glisser les pages pour modifier l'ordre des pages. Enregistrez votre PDF trié.
L'idée, c'est d'organiser vos fichiers à l'intérieur du dossier "EN COURS". Soit directement selon une arborescence la plus claire possible, soit en utilisant des alias pour garder un accès rapide à vos dossiers en cours ou à ceux que vous utilisez souvent.
Vous pouvez aussi créer une mindmap à l'aide d'outils comme MindManager, Mindmeister, ou sur papier pour vous aider à visualiser et ordonner au mieux votre classement. Encore une fois, l'essentiel est que cela soit parfaitement logique pour vous.
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
1 – Identification et authentification des archives.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser.
Conservez un agenda, un calendrier et une liste de tâches à faire et mettez-les à jour régulièrement. Conservez-les dans des endroits faciles à voir et à atteindre ou créez-en plusieurs qui peuvent être synchronisés ensemble.