Interrogée par: Nicole Delaunay | Dernière mise à
jour: 24. November 2023 Notation: 4.1 sur 5
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Le principe est simple, il faut que vous utilisiez 4 classeurs pour chaque exercice comptable. Chaque classeur doit contenir 12 intercalaires pour chacun des mois de l'exercice. Les classeurs sont utilisés comme ceci : le classeur 1 est utilisé pour la banque et vous stockez les relevés bancaires, CB, etc.
Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Pour mettre à jour sa comptabilité, on peut faire appel à un cabinet d'expertise comptable. La majorité des cabinets d'expertise comptable dispose d'une solution de mise à jour, en ligne, de votre comptabilité. L'intérêt principal de telles solutions est l'accès à distance des informations stratégiques de l'entreprise.
Pour tenir sa comptabilité sur Excel, il faut donc entrer les données d'encaissement, de décaissements, les taxes, la TVA… Nous vous conseillons de mettre à jour vos données de manière hebdomadaire pour éviter de se tromper ou d'oublier certains éléments.
Le classement des pièces consiste à ranger chronologiquement chacune des pièces comptables numérotées et enregistrées en comptabilité selon une méthode préétablie et précise. Le système de classement doit être défini en corrélation avec le système de numérotation (l'un ne va pas sans l'autre).
On s'accorde à dire que la comptabilité actuelle remplit trois fonctions qui sont apparues progressivement, et qui chronologiquement sont : la nécessité de compter ; la nécessité d'analyser ; la nécessité de communiquer.
On peut faire sa comptabilité soi-même mais il est conseillé de procéder ainsi uniquement si la personne qui s'en charge dispose des connaissances nécessaires en la matière. Dans le cas contraire, il est primordial de se faire accompagner.
Le salaire d'un comptable est compris entre le SMIC et 3 500 euros bruts par mois. Cette rémunération permet de percevoir une rémunération comprise entre le SMIC et 2 700 euros nets par mois. Lorsqu'il commence sa carrière, le comptable peut prétendre à un salaire équivalant au SMIC.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
Quelle est la différence entre Classer et archiver ?
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Il est tout à fait possible de saisir manuellement les à-nouveaux en comptabilité. Pour ce faire, il est recommandé de reprendre la balance d'ouverture de l'exercice comptable précédent. Dans le cas où des comptes auxiliaires sont utilisés, le mieux est de les reprendre un à un à la place du compte centralisateur.
Souvent boudé des métiers de la comptabilité, Excel est pourtant un des outils comptables incontournables. Vendu dans le pack Office, il peut servir pour réaliser tout type de comptabilité : comptabilité commerciale, comptabilité interne, comptabilité d'une entreprise, comptabilité analytique…