Le Z est édité quotidiennement lors de la fermeture du commerce et lors de la clôture de caisse. Bien souvent, tous les tickets sont saisis sous excel ou alors votre système vous permet d'éditer une synthèse issue de tous vos Z du mois.
Pour ré-imprimer votre ticket Z, il vous suffit d'aller dans vos Paramètres, puis dans Flux de caisse. Dans l'onglet Flux de caisse, vous pouvez observer votre ventilation de vos moyens de paiement EN COURS. Pour modifier la période, vous devez tapez sur les flèches afin d'afficher le mois souhaité.
Pour leur simplifier la tâche, il existe un justificatif, le Ticket Z, qui comptabilise les recettes TTC de la journée, mais aussi le montant de la TVA, et le montant final des ventes. Pour générer ce ticket, il suffit de procéder à la clôture de caisse. C'est elle qui entraîne ensuite l'émission du Ticket Z.
Comment comptabiliser vos Tickets Z ? Pour comptabiliser le Ticket Z de caisse, il faut enregistrer les recettes et dépenses concernant votre activité sur les bons comptes (530 pour le total des ventes encaissées par exemple).
Il suffit généralement d'appuyer sur un bouton pour générer le Z de caisse, qui peut d'ailleurs être automatiquement envoyé par mail avec certains logiciels de caisse. Des terminaux de paiement électronique proposent cette fonctionnalité.
Le ticket Z, à différencier du ticket X, permet de totaliser l'intégralité des recettes d'une journée et d'afficher le résultat final des ventes et la TVA. Il se déclenche à la fin de la journée lors de la clôture de caisse, remise à zéro après cette opération.
Le Z de caisse est un document comptable obligatoire qui reprend le chiffre d'affaires d'une période définie, souvent chaque jour. Son édition intervient après la clôture de caisse et la création (non obligatoire) du X de caisse.
En fin de journée, le total des recettes et celui des dépenses doivent être calculés et inscrits sur le livre de caisse. Lorsque les mouvements de caisse sont peu nombreux et simples (taux de TVA unique, même type de ventes), le détail des recettes peut être repris directement sur un agenda de caisse.
La clôture de la caisse est effectuée en trois étapes: le décompte de la caisse; le contrôle de la caisse; la clôture de la caisse.
Les écritures de caisse doivent être inscrites quotidiennement, sans blanc, ni rature, ni surcharge. Tous les mouvements de caisse sont numérotés et justifiés par une pièce comptable portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, ...)
Afin d'obtenir ce solde débiteur, la caisse est : Débitée du montant des encaissements, provenant des ventes ; Créditée du montant de l'argent décaissé, utilisé pour les achats ou les dépôts en banque.
Le brouillard de caisse consiste à faire le « brouillon » des mouvements (dépenses et recettes) enregistrés dans la journée. Le brouillard de caisse totalise les opérations comptables de la journée, par ordre d'arrivée.
Comptabiliser les erreurs de caisse
Si l'écart de caisse est négatif, c'est-à-dire qu'il vous manque de l'argent dans votre caisse, cette somme est enregistrée au débit dans le compte 658 « Charges diverses de gestion courante ».
Somme d'argent que l'entité peut utiliser immédiatement, par exemple la monnaie d'appoint, en vue de faciliter le règlement de menues dépenses. Somme d'argent que l'entité peut utiliser immédiatement, par exemple la monnaie d'appoint, en vue de faciliter le règlement de menues dépenses.
L'argent disponible ne sert théoriquement qu'à financer les dépenses de faible montant. Le bon ou reçu de sortie de caisse est le document pré-numéroté et établi par le caissier qui atteste de l'accord donné par les personnes habilitées pour la réalisation de l'achat.
En quoi consiste un solde de clôture ? Solder un compte signifie fermer un compte pour ramener son solde à zéro. En d'autres termes, le solde représente le résultat obtenu de la différence entre les crédits et les débits à une date déterminée.
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
A quoi sert le fonds de caisse
Le fonds de caisse a avant tout pour but de clarifier le montant réel dont vous disposez en espèce dans votre tiroir caisse. Pour faire simple, cette opération consiste à compter le montant en espèce dans votre tiroir, et de le reporter dans le logiciel.
Normalement, l'action de clôturer la caisse doit permettre de différencier les différentes opérations financières réalisées sur une même journée. On distingue ainsi les règlements ou dépenses par carte bleue, espèces ou chèques.
Les caisses enregistreuses comportent une touche "PLU" qui permet au caissier de rentrer le numéro d'identification du produit afin de voir son prix apparaître à l'écran puis l'encaisser.
Le livre de caisse est un document comptable dans lequel on enregistre tout mouvement d'entrée ou de sortie (crédit et débit) d'espèces et où le solde peut être connu à tout moment. Ce journal peut être tenu en version papier et/ou en version informatique.
Le tiroir-caisse s'ouvre automatiquement chaque fois que vous concluez un enregistrement et chaque fois que vous imprimez un rapport de lecture ou de réinitialisation. Le tiroir-caisse ne s'ouvrira pas s'il est verrouillé avec la clé de verrouillage du tiroir-caisse.