Le coffre-fort numérique est sans doute l'option la plus sécurisée pour stocker ses documents en ligne. Il s'agit d'un espace de stockage qui permet de centraliser tous ses documents confidentiels sur une seule plateforme. L'avantage est que tous les documents sont stockés de manière sécurisée.
Pour éviter le détournement de vos documents par des personnes malintentionnées, le gouvernement vient de lancer le site web https://filigrane.beta.gouv.fr/ qui permet d'apposer un filigrane en trois clics.
Document sous format papier
Si l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. Exemple : Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Dans un bureau, installez une grande armoire ou une étagère à casiers, dans laquelle vous allez pouvoir ranger vos classeurs. Si vous n'avez pas envie d'avoir ce système de rangement sous les yeux, des meubles à tiroirs ou des buffets seront tout aussi adaptés.
classez aussi par type de document (factures, relevés, attestations, etc.); préparez des classeurs ou des pochettes indiquant le thème et les années concernées pour faciliter votre rangement ; archivez et effectuez des tris réguliers, afin de vous débarrasser des documents qui ne sont plus d'actualité.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
En matière d'assurance, les quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation doivent être conservés deux ans à compter de la date du document, de même que le contrat d'assurance. Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.
Les papiers administratifs peuvent être jetés dans la poubelle jaune, destinée au recyclage des papiers et cartons.
Il faut les conserver jusqu'à la liquidation de sa retraite
Autres documents à conserver sur le long terme : tous ceux qui sont liés à son activité professionnelle. Ces documents restent incontournables dans le calcul des droits à la retraite.
En cas d'envoi d'une preuve de votre identité, vous pouvez barrer la photocopie de votre document (carte d'identité, passeport etc...), préciser la raison de cet envoi, dater la copie et masquer certaines informations afin de rendre ce document inexploitable pour tout autre usage.
Marquez les copies des documents d'identité que vous transmettez. Marquez les copies des documents d'identité que vous transmettez en inscrivant par-dessus le motif de l'envoi, la date et le destinataire pour éviter que vos documents ne soient réutilisés à des fins frauduleuses.
La barrer simplement ne sert absolument à rien, mais vous pouvez contextualiser la copie en surchargeant avec la date, le nom du destinataire, et la raison pour la copie. C'est juste du bon sens, je fais cela depuis des années, et jamais on ne m'a refusé ma copie caviardée.
L'archivage correct permet de protéger ces droits en cas de contentieux et de justifier toutes les activités lors d'une inspection. De plus, pour qu'une archive ait une valeur probante, il est impératif de pouvoir démontrer son authenticité et son intégrité en particulier pour les documents électroniques.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les factures d'eau et les factures EDF sont à garder pendant 5 ans. Il existe encore beaucoup d'autres documents administratifs comme les relevés bancaires qu'il faut garder 5 ans ou encore les bulletins de paie à conserver jusqu'à la liquidation des droits à la retraite ou encore.
Les quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation, preuves de règlements, doivent être conservés au moins deux ans à partir de leur date de création. Les contrats doivent être gardés deux ans après la fin de la durée dudit contrat. Le relevé d'informations automobile doit, lui, être gardé en permanence.
Déclaration de revenus Avis d'imposition sur le revenu Justificatifs utilisés. Par exemple, justificatifs des frais réels [24] 3 ans à partir de l'année qui suit l'année d'imposition. Ce délai correspond au droit de reprise de l'administration. Exemple : déclaration 2023 à conserver jusqu'à la fin 2026.
La quittance est un document à garder durant 3 ans. Les documents liés au prêt sont à conserver 2 ans après la fin du remboursement. Les factures engendrées par des travaux (s'ils sont importants) sont à conserver 10 ans. La preuve de paiement des impôts sera à préserver durant 4 années.
dans la valise et dans le sac cabine. Mieux avoir plusieurs copies, sur plusieurs supports et à plusieurs endroits. L'organisateur de voyage : ou portefeuille passeport; c'est une sorte de grand portefeuille qui vous permet de ranger votre passeport, cartes de crédit, stylo, clés, cartes de fidélité, argent, ESTA, etc.