Tout d'abord, l'archivage est une obligation légale ayant pour finalité de garantir l'accès aux documents et données conservés pour des raisons administratives, juridiques, historiques ou culturelles.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Le format d'archive offre plusieurs avantages importants : Compression de données : Il permet de réduire la taille des fichiers, économisant ainsi de l'espace de stockage et réduisant les temps de transfert sur les réseaux.
L'archivage correct permet de protéger ces droits en cas de contentieux et de justifier toutes les activités lors d'une inspection. De plus, pour qu'une archive ait une valeur probante, il est impératif de pouvoir démontrer son authenticité et son intégrité en particulier pour les documents électroniques.
Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d'informations ou à des fins patrimoniales.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
Certains documents, extrait de naissance, acte de vente, contrat de travail, factures, peuvent vous être utiles pour prouver vos droits, préparer votre retraite, faire jouer une garantie, ou vous servir de preuve en cas de litige.
Ce stockage de données à long terme permet de gagner de la place et de faire des économies en termes de frais de stockage. Archiver vos fichiers vous permet de garder certains documents qui n'ont qu'une courte durée de conservation légale, comme les bulletins de paie et les comptes annuels.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité à long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend à la fois des règles (procédures), des compétences et des infrastructures.
Facilite la manipulation des documents et le partage d'informations. En effet, les données numériques sont accessibles à partir d'un terminal quelque soit l'endroit où vous vous trouvez. Sécurisation de l'accès aux archives : l'accès aux données est contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé.
Le risque de perte ou de fuite des documents
Cela s'ajoute à la difficulté à maîtriser les durées de conservation et les conditions de destruction des archives. Or, en cas de litige par exemple, l'absence de preuve probante peut avoir de lourdes conséquences légales et financières pour l'entreprise.
L'entreprise doit archiver tous les documents qu'elle produit dès que leur fonction a été remplie. Le document est donc identifié afin de déterminer l'authenticité et les conditions liées à sa conservation.
Un archiveur de fichiers est un programme informatique qui regroupe plusieurs fichiers en un seul fichier, ou une série de fichiers, pour en faciliter le transport ou le stockage.
Les archives sont des documents propres à l'activité de l'organisation, uniques et originaux. Elles sont produites «presque involontairement» comme conséquence de l'activité. Les documents d'archives peuvent avoir valeur de preuve, ce qui n'est pas le cas de la documentation.
L'archivage physique des documents consiste à conserver vos documents papiers dans des centres de données sécurisés. Les enjeux de ce type d'archivage sont le tri et le stockage des données dans un espace adapté pour éviter les sinistres.
La suppression des informations d'archive ne supprime pas les documents archivés. Une archive peut être constituée de documents en provenance d'un certain nombre de tiroirs. Les archives peuvent être stockées sur un support fixe ou sur un support amovible.
Déclaration de revenus Avis d'imposition sur le revenu Justificatifs utilisés. Par exemple, justificatifs des frais réels [24] 3 ans à partir de l'année qui suit l'année d'imposition. Ce délai correspond au droit de reprise de l'administration. Exemple : déclaration 2023 à conserver jusqu'à la fin 2026.
Une mise en format papier utile et pratique pour les trier, les classer, les ranger dans des boîtes d'archives, afin de pouvoir les retrouver et les restituer aisément.
Pour le cas des bulletins de paie dématérialisés, l'employeur doit les rendre disponibles pour ses salariés : soit pendant une durée de 50 ans ; soit jusqu'à 6 ans après le départ à la retraite du salarié. Ainsi, s'il vous manque des exemplaires, vous pouvez en faire la demande auprès de vos anciens employeurs.
Au sein d'une administration, les archives s'accumulent vite. C'est pourquoi, lorsque les délais légaux de conservation arrivent à échéance, il devient nécessaire d'engager un processus de destruction sécurisé de ces dernières.