Pourquoi organiser ses emails ? Organiser vos mails est vital au moins sur 3 points de vue : productivité, tranquillité d'esprit et impact écologique.
Nettoyer sa boîte mail régulièrement est donc une manière accessible à tous qui permet d'aider dans une certaine mesure à réduire la pollution numérique, et c'est bon pour la planète. En effet, un français reçoit en moyenne 39 mails par jour. Un mail avec une pièce jointe peut émettre 19g de CO2.
Si chaque message est rangé à sa place, vos idées sont plus claires : vous pouvez vous concentrer à 100% sur votre cœur de métier. La mise en place de cette organisation requiert un peu de temps en amont, mais vous en fait gagner beaucoup sur le long terme.
L'archivage sert principalement à documenter et à prévenir la perte de données. Ce faisant, les e-mails sont stockés de manière sécurisée et leur contenu reste inchangé. Ils peuvent être restaurés si nécessaire, afin de ne pas perdre des contenus importants.
Changez vos habitudes pour organiser votre boîte mail
Prenez la fonction « marqué comme lu ». Les mails ainsi marqués doivent être traités dans un délai que vous vous serez fixé en fonction de vos priorités pour chaque dossier. Sans les ouvrir, à la réception, transformez vos mails en tâches.
Libérer de l'espace. Libérez de l'espace dans Google Drive, Gmail et Google Photos pour pouvoir enregistrer de nouveaux éléments. Pour supprimer vos fichiers Google Drive, placez-les dans la corbeille. Les fichiers présents dans la corbeille sont automatiquement supprimés au bout de 30 jours.
Si vous supprimez ou archivez un message de courrier, il disparaît de votre boîte de réception. Un message supprimé est remis dans le dossier Corbeille, alors qu'un message archivé est remis par défaut dans le dossier Archive ou Tous les messages sur les applications Gmail/Google.
Si vous voulez faire de la place dans votre boîte de réception sans supprimer vos e-mails, vous pouvez les archiver ou les ignorer. Vos e-mails sont alors déplacés vers le libellé "Tous les messages". Lorsque vous archivez un message : il réapparaît dans votre boîte de réception si une personne y répond.
Double-cliquer sur Archives.
Cliquer sur Installer puis rentrer son mot de passe. Le panneau dédié aux archives est maintenant installé. Cliquer dessus pour avoir accès aux options. Dans le menu déroulant Après la décompression choisir supprimer l'archive.
Cliquez avec le bouton droit sur un courrier et sélectionnez Créer une règle. Sélectionnez le dossier dans lequel déplacer tous les messages de cet expéditeur ou de cet ensemble d'expéditeurs, puis sélectionnez OK. La règle est appliquée à tous les messages entrants.
Un problème que soulève Frédéric Bordage, fondateur du collectif GreenIT, contacté par ETX Studio : "En supprimant vos emails, vous utilisez votre ordinateur, le réseau, les serveurs, etc. Ce qui au final coûte moins plus cher que les stocker. La vraie solution, c'est surtout d'en envoyer moins".
Une fois le mail envoyé et reçu, vient le temps du stockage, générateur lui aussi de CO2. Car là encore, le fait de conserver ce courriel nécessite de faire appel à un ou plusieurs data center. En moyenne, chaque Français garde entre 10.000 et 50.000 mails non lus dans sa boîte de réception !
Dans la liste de vos dossiers de messagerie, cliquez avec le bouton droit sur éléments supprimés, puis sélectionnez récupérer les éléments supprimés. Si nécessaire, utilisez la zone de recherche pour trouver l'élément que vous souhaitez récupérer.
Ouvrez un compte Gmail et connectez-vous > cliquez sur "Paramètres" > "Libellés" > "Afficher". Votre dossier Corbeille apparaîtra dans le volet gauche de la fenêtre Gmail. 2. Vous pouvez maintenant voir tous les fichiers de courriel supprimés dans le dossier "Corbeille".
A Une archive ne peut être lue que par une seule personne. B Une archive ne peut pas être supprimée. C Une archive permet de garder l'arborescence des dossiers. D Une archive permet de regrouper un ensemble de fichiers en un seul.
Appuyez ensuite sur Paramètres généraux et entrez dans le menu Actions associées au balayage. Appuyez sur chacune des actions, Balayer (droite), puis Balayer (gauche) pour afficher les options de personnalisation et sélectionnez Supprimer, pour l'un, l'autre ou les deux, en fonction de vos besoins.
Dans un premier temps, rendez-vous sur votre compte Google. Dans le cadre « Informations personnelles et confidentialité », cliquez sur « Définir votre contenu ». Ensuite, en face de l'option « Télécharger ou transférer vos contenus » devrait apparaître un lien « Créer une archive ». Sélectionnez-la.
Si vous avez fait de Gmail votre boîte mail principale, il y a fort à parier que la majorité de l'espace de stockage de Google Drive soit monopolisé par vos courriers électroniques. Pour libérer de l'espace sur Google Drive, il convient donc de faire un peu de ménage au sein de votre boîte mail.
Les messages sont stockés sous la forme de fichiers EML lisibles avec Upsafe Gmail Backup, mais également par Outlook, Windows Mail et la plupart des logiciels de messagerie.