de garantir la traçabilité des décisions prises et de réduire le risque juridique ; de conserver et de valoriser la mémoire de l'action politique et administrative ; de fournir aux chercheurs les sources de l'histoire de demain.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Tout d'abord, l'archivage est une obligation légale ayant pour finalité de garantir l'accès aux documents et données conservés pour des raisons administratives, juridiques, historiques ou culturelles. Il est interdit de détruire des documents sans bordereau d'élimination.
Les archives permettent de retracer l'historique d'une collaboration ou d'un partenariat extérieur, retrouver des contrats conclus avec des fournisseurs ou encore des documents financiers pouvant servir à régler certains contentieux.
Les archives sont des documents propres à l'activité de l'organisation, uniques et originaux. Elles sont produites «presque involontairement» comme conséquence de l'activité. Les documents d'archives peuvent avoir valeur de preuve, ce qui n'est pas le cas de la documentation.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité à long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend à la fois des règles (procédures), des compétences et des infrastructures.
Le risque de perte ou de fuite des documents
Cela s'ajoute à la difficulté à maîtriser les durées de conservation et les conditions de destruction des archives. Or, en cas de litige par exemple, l'absence de preuve probante peut avoir de lourdes conséquences légales et financières pour l'entreprise.
Vous devrez peut-être archiver des documents pour répondre à des exigences juridiques, réglementaires et de sécurité spécifiques . Vous devrez peut-être également conserver certains documents dont vous pourriez avoir besoin pour d'éventuels audits futurs. Il ne s’agit pas de vouloir conserver ces documents mais plutôt de devoir les conserver.
Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d'informations ou à des fins patrimoniales.
Évitez les épingles ou les trombones en fer, qui rouillent avec l'humidité. Préférez des attaches en plastique ou en acier inoxydable. Les livres sont quant à eux mieux conservés à plat, surtout les gros ouvrages tels que les dictionnaires. Pensez aussi à utiliser des serre-livres.
Rangez les chemises à l'abri de la poussière, si possible dans des boîtes d'archives que vous trouverez dans le commerce. Conservez vos archives dans un endroit à l'abri de l'humidité et de la lumière. Evitez les caves inondables ou les greniers poussiéreux.
Document sous format papier
Si l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. Exemple : Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.
L'avantage est que vous disposez de matériel original sur lequel travailler, l'inconvénient est que vous n'avez qu'une seule source susceptible d'être censurée . Vous avez besoin de plus d’une archive pour obtenir une image complète et, si possible, d’une corroboration extérieure au lieu que vous essayez d’évaluer.
It's easier and less time-consuming than collecting all the data yourself. This is probably the most obvious and most common reason for taking advantage of archival data.
En tant qu'institutions, les archives ont tendance à adhérer à plusieurs principes fondamentaux : acquisition, évaluation, classement et description, préservation et accès . Ces fonctions archivistiques essentielles font, en elles-mêmes, l'objet de nombreuses études de la part des archivistes et des archivistes (voir Archivaria; American Archivist).
- Organise et accompagne toutes actions d'information, de sensibilisation, d'éducation et de formation en relation avec les archives. - Favorise, en particulier, la connaissance des règles et pratiques archivistiques, et contribue à l'égal accès de tous au patrimoine, au savoir et à la culture. 1.
Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.
Le panneau dédié aux archives est maintenant installé. Cliquer dessus pour avoir accès aux options. Dans le menu déroulant Après la décompression choisir supprimer l'archive. C'est dans ce même menu déroulant qu'il est possible de choisir de seulement déplacer l'archive.
Le service interministériel des Archives de France (SIAF)
Il conçoit, pilote et contrôle l'action de l'État en matière d'archives à des fins administratives, civiques, historiques et culturelles.
Les archives courantes permettent à l'administration de disposer en permanence des informations utiles à son activité. Les archives intermédiaires permettent de justifier les droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées, et de conserver les preuves en cas de contestation.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.