1. Définitions : une sauvegarde est une copie de vos données en cours d'utilisation afin de restaurer des données d'origine qui auraient été endommagées. Quant à une archive, il s'agit de données historiques que vous devez conserver sur le long terme, notamment dans le cadre de la conformité.
Toutefois, quelle que soit la nature de ce que vous voulez protéger, il existe trois grands types de sauvegarde : complète, incrémentielle et différentielle.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
La sauvegarde en réseau ou en ligne est un moyen qui permet une décentralisation des données immédiates. L'avantage majeur est de pouvoir accéder à ses données à partir de n'importe quel point d'accès (intranet ou internet). Il existe des services gratuit et payant sur internet qui hébergent vos données.
La sauvegarde incrémentielle est plus longue à restaurer, mais plus rapide à sauvegarder, à la différence de la sauvegarde complète. C'est la méthode qui nécessite le moins de quantité de stockage. Ceci est généralement la méthode utilisée par les système de sauvegarde en ligne.
les sauvegardes ne doivent pas être toutes entreposées dans le même lieu. Si un incendie ravage votre appartement, ou si vous êtes cambriolé vous risquez de tout perdre. La technique la plus sure consiste à placer une de vos sauvegarde sur 1 serveur en ligne.
Ce stockage de données à long terme permet de gagner de la place et de faire des économies en termes de frais de stockage. Archiver vos fichiers vous permet de garder certains documents qui n'ont qu'une courte durée de conservation légale, comme les bulletins de paie et les comptes annuels.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
L'accès aux archives publiques est un droit constitutionnel. Par principe, quiconque en fait la demande peut avoir communication de documents produits ou reçus par l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et toutes les autres personnes chargées d'une mission de service public.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
Comment allez-vous chercher l'information ? Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
Combiné à une politique de records management adéquate, un SAE donne l'assurance aux entreprises de disposer de leurs documents d'archives dans le temps. Cet outil informatique permet la conservation pérenne et sécurisée des documents électroniques, dans le respect de normes précises.
Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure. Son but est d'assurer la confidentialité, l'intégrité, la pérennité, l'authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.
Les documents sociaux sont aussi à conserver. Ils permettent de prouver le versement des cotisations sociales par exemple jusqu'à validation de la retraite. Quant aux documents commerciaux, la durée de conservation légale est généralement de 5 à 10 ans, selon la nature des créances et des dettes.