Pour créer un publipostage, vous devez procéder par étapes : la première est la création d'une source de données, la seconde la rédaction de votre courrier et la dernière l'impression de votre document. Outre des lettres, vous pouvez également créer, dans Word, des e-mails, enveloppes ou étiquettes à imprimer en série.
Définition du mot Publipostage
Le publipostage est une technique de marketing direct qui consiste à envoyer, par voie postale ou électronique, des informations ou un prospectus publicitaire afin de promouvoir un produit, un service, une marque, etc.
Dans Word, ouvrez un nouveau document. Cliquez sur Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage, puis cliquez sur le type de fusion et publipostage que vous souhaitez exécuter. Cliquez sur Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante.
Le publipostage vous permet de créer un lot de lettres personnalisées où chaque lettre est identique au niveau de la mise en page, de la mise en forme, du texte et des graphiques, à l'exception des parties personnalisées telles que la formule de politesse.
Dans Word sélectionnez l'onglet « publipostage ». Ensuite cliquer sur le bouton « sélection des destinataires » qui ouvrira un menu déroulant. Si vous avez comme moi un document Excel choisissez « Utiliser une liste existante ».
Éléments d'un publipostage
Le publipostage est composé : d'un message personnalisé ; d'une base de données d'adresses ; de documents joints ou de liens (exemples : présentation d'une offre promotionnelle, nouveauté produit, etc.).
Le principal avantage qu'offre le publipostage est de pouvoir cibler ses destinataires à partir d'une liste, en proposant une offre personnalisée. Votre destinataire aura plus de chance d'ouvrir un courrier lui étant adressé personnellement.
Accédez à Publipostage > Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante, puis sélectionnez Nouvelle source pour ouvrir l'Assistant Connexion de données. Choisissez le type de source de données que vous voulez utiliser pour le publipostage, puis sélectionnez Suivant.
Un champ de fusion est un champ de personnalisation utilisé dans le cadre d'un publipostage. Tous les champs présents dans la base de destinataires ne sont pas des champs de fusion. Ils ne le deviennent que s'ils sont intégrés dans la lettre ou message type à des fins de personnalisation.
La fusion de publipostage est l'opération informatique par laquelle on fusionne une lettre commerciale type comprenant des champs de personnalisation avec une base de données de destinataires renseignée sur les champs correspondants.
Le publipostage est une fonctionnalité de Microsoft Word permettant de créer des lettres personnalisées en conservant une structure commune. Le logiciel peut remplir lui-même les champs individuels, à partir d'une liste de contacts, par exemple.
Pour cela, il faut vous rendre dans l'onglet « Publipostage » sur Word. Ensuite, il faut cliquer sur « Sélection des destinataires » qui est dans la section « Démarrer la fusion et le publipostage ». Le menu déroulant devrait alors s'ouvrir. Dans ce menu, vous cliquerez sur « Utiliser la liste existante… ».
Le principe du publipostage est d'associer un document principal dont il faut définir la forme (lettre, étiquette, enveloppe) avec une source de données (par exemple un carnet d'adresses, une liste de noms…).
Si vous utilisez Excel pour Microsoft 365:
Cliquez sur Données > À partir du text/CSV. Sélectionnez le fichier . txt ou . csv de votre choix, puis choisissez Importer.
Faire un publipostage avec Word et Excel
Pour commencer, ouvrez Word et saisissez le contenu du message que vous voulez envoyer. Ensuite, vous devrez créer votre base de données sous Excel. Veillez à créer et remplir au moins 3 colonnes : Prénom, Nom et Adresse Email.
Effectuer le publipostage
Appuyer sur “Aperçu des résultats” afin de s'assurer que le remplissage des champs fonctionne. 2. Dans le même volet, cliquer sur l'option “Modifier des documents individuels…” et enregistrer le résultat 3. en format PDF dans le dossier souhaité.
Ouvrez le document Word que vous voulez enregistrer en tant que modèle. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle. Dans le champ Enregistrer sous, tapez le nom que vous voulez utiliser pour le nouveau modèle. (Facultatif) Dans la zone Où, choisissez un emplacement où le modèle sera enregistré.