Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles. Toutes ces méthodes pouvant être bien sûr combinées.
Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l'ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ?
Les objectifs d'un classement peuvent être de rendre compte de l'activité et des résultats scientifiques d'un établissement, d'aider les étudiants dans leur choix, d'attirer des partenaires institutionnels, ou d'accroître la visibilité de l'établissement auprès des décideurs politiques et des citoyens.
Classement de faits, d'événements dans un ordre logique en débutant par le plus ancien pour en arriver au plus récent.
Un bon classement doit être un classement efficace. L'objectif principal est de retrouver une information le plus rapidement et facilement possible. D'autre part, les intitulés des documents doivent être clairs et uniformisés de sorte à permettre de les classer.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,...
– Opter pour un classement alphabétique, numérique, ou thématique, en fonction des besoins de l'entreprise. – Éviter les classements trop complexes pour faciliter l'accès. – Mettre en place une structure de classement logique et cohérente. – Utiliser des supports de stockage adaptés aux types de documents.
Étymologie. Littéralement, « méthode de classement consistant à faire tomber (verticalement, par gravité) les documents indésirables dans la poubelle ».
Le principe fondamental consiste à comparer les mots, caractère par caractère. Si les n premiers caractères sont identiques, on prend le suivant. Si le n-ième caractère diffère, l'ordre est établi. Au-delà de la dernière lettre de l'un des deux mots, le mot le plus court est considéré comme venant en premier.
La classification décimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres décimaux consécutifs de même ordre, il est toujours possible d'intercaler 10 nombres décimaux consécutifs.
Les bonnes pratiques de classement de documents représentent un ensemble de démarches effectuées au sein d'une organisation dans le but d'identifier, classer et ordonner les dossiers. Elles permettent d'éviter la perte d'un document et font gagner du temps en cas de recherche prolongée d'un fichier.
Il permet de s'orienter de manière logique et hiérarchique — d'un sujet général à un sujet spécifique — dans un fonds d'archives ou une collection.
Mode de classement qui consiste à empiler les documents les uns sur les autres de manière à faciliter la lecture de la référence de classement.
Le classement de documents, qu'est-ce que c'est ? Définition. Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
1. La codification d'un document est unique à ce dernier et est composée de deux éléments : le code d'identification et la version. document (ex. : GQ pour Gestion de la qualité); c) la troisième composante est une séquence numérique de trois chiffres qui indique le numéro du document.
Un cadre de classement désigne le système général adopté pour le classement des documents. Il se distingue du plan de classement en ce qu'il ne représente que l'architecture générale du mode de classement, sans préciser le détail de toutes les cotes retenues.
Le plan de classement est un système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.