Elles doivent pouvoir permettre de stocker en sécurité les documents, mais également permettre une gestion facilitée. Deux principaux types d'archivage électronique existent : la GED (Gestion électronique de documents), le SAE (Système d'archivage électronique). Découvrez en quoi ils consistent.
Pour un archivage efficace des données au sein de votre entreprise, il vous faut avoir un logiciel performant. Le logiciel Doxis4 apparaît comme la solution idéale pour répondre à vos besoins. En effet, grâce à ce logiciel, vos documents numérisés sont accessibles de n'importe quel endroit 24h/24 par tous vos salariés.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
L'archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l'archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Un archivage durable des documents passe par un bon service d'archivage électronique (SAE). Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure.
Les archives sont créées à des fins de mémoire, pour « garder une trace » immédiate (vérification de faits), cumulative (transfert d'expertise) ou à long terme (informations authentiques). D'où l'intérêt d'offrir aux documents un traitement efficace.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'archivage permet de conserver les fichiers et uniquement les fichiers. Il s'agit le plus souvent de documents, photos, vidéos, emails, et bases de données. Contrairement à la sauvegarde, cette solution n'offre pas la possibilité de conserver les logiciels, applications et systèmes d'exploitation.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Le plan d'archivage est l'outil de référence qui permet à tout le processus de gestion documentaire et d'archivage de se dérouler le mieux possible. Il doit refléter les missions de l'entité et l'ensemble de sa production documentaire.
Ces archives physiques sont stockées dans des conteneurs adaptés, de façon anonyme et restent faciles d'accès. Enfin, les professionnels de l'archivage, au fait de la réglementation, peuvent aussi se charger de la destruction des archives périmées.
Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : L'identification et l'authentification des archives.