L'état des dettes et créances; Le budget prévisionnel, soit celui que le conseil d'administration entend présenter pour fins de consultation; Tout projet de modification à la déclaration de copropriété; Une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.
Quelques exemples de moyens de communication disponibles : Application de messagerie instantanée (WhatsApp, Facebook Messenger, Matera) Plateforme de visioconférence (Zoom, Google Hangout) Espace dédié à votre copropriété (intranet de syndic, espace Matera)
Documents concernant le lot d'un copropriétaire
Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l'AG annuelle. Montant des charges courantes du budget prévisionnel et charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payées par le copropriétaire.
Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l' ...
- le cas échéant, un chèque du montant des sommes dues par le vendeur au syndicat qui sont exigibles à la date de l'acte. Par ailleurs, le Notaire doit transmettre au syndic une notification du transfert de propriété par lettre recommandée avec avis de réception dès la signature de l'acte authentique.
Le président prépare et convoque les réunions du conseil syndical. Il anime les débats, répartit les tâches entre les conseillers et fait voter les résolutions portées à l'ordre du jour. Il transmet les avis rendus par le conseil syndical au syndic, aux copropriétaires ou aux tiers.
Ainsi, comme vient de la rappeler le ministère de la Justice, «l'assemblée générale ne peut, à une quelconque majorité, autoriser le conseil syndical à pénétrer dans une partie commune à jouissance privative, afin de vérifier que l'entretien courant de cette partie est correctement assuré par son titulaire ».
L'ASSEMBLÉE ANNUELLE
Voici la liste des documents qui, au minimum, doivent être transmis aux copropriétaires lors de la tenue d'une assemblée annuelle : L'ordre du jour (voir fiche pratique traitant de ce sujet); Le bilan annuel; L'état des résultats de l'exercice écoulé (voir une chronique traitant de ce sujet);
Documents à communiquer aux associés
Les associés doivent recevoir, au moins quinze jours avant l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, un certain nombre de documents sociaux parmi lesquels : les comptes annuels et l'inventaire; le rapport de gestion du gérant.
Tout immeuble en copropriété doit avoir son carnet d'entretien. Ce document répertorie des informations techniques liées à la maintenance et aux travaux effectués dans l'immeuble. Il doit être réalisé, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété. Le carnet d'entretien peut être consulté par les copropriétaires.
Établi par un géomètre, un notaire ou un huissier, l'état descriptif de division est réglementé par l'article 71 du décret du 14 octobre 1955. Généralement annexé au règlement de copropriété, il peut également être contenu dans tout autre acte ou décision judiciaire.
Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu'ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.
Ce compte rendu d'activité du conseil syndical doit être fait par écrit et joint à la convocation de l'assemblée générale annuelle en application de l'article 11 du décret du 17 mars 1967 : Ce compte-rendu est essentiel et sa rédaction ne doit pas être négligée. Il valorise l'action du conseil syndical.
En principe, seuls les travaux dont la réalisation a été mise à l'ordre du jour de l'assemblée générale et ayant obtenu l'accord des copropriétaires peuvent être réalisés. Néanmoins, dans certains cas, le syndic peut, de sa propre initiative, décider de faire des travaux sans accord préalable des copropriétaires.
Est-il obligatoire d'avoir un président de conseil syndical ? La loi stipule que la nomination d'un président de conseil syndical est obligatoire si un conseil syndical est formé dans la copropriété.
L'assemblée générale est un moment crucial pour les copropriétaires qui votent des travaux à l'échelle de la copropriété. Pour réussir à mobiliser les copropriétaires autour du projet et donc à favoriser leur vote en AG, il est nécessaire de les sensibiliser et de les informer bien en amont.
Au delà des pouvoirs conférés par les textes, le rôle du président est celui d'animer et de diriger les débats. C'est lui qui donne la parole aux participants qui la sollicitent, la reprend si les débats s'éternisent, décide du moment de passer au vote lorsqu'il considère que toutes les opinions se sont exprimées.
L'acheteur d'un appartement ou d'une maison doit fournir les documents suivants au notaire : Les justificatifs de son identité, de sa situation familiale et de son adresse. Les informations concernant le mode de financement : modalité de prêt, coordonnées de la banque, montant et taux du prêt.
Comme évoqué précédemment, le pré-état daté peut être préparé par le syndic de copropriété à la demande du vendeur ou du notaire mais cela n'est absolument pas obligatoire.