Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc.
Les documents comptables obligatoires à tenir en cours d'exercice et à conserver dans votre comptabilité sont les suivants : le livre-journal, le grand livre, et le livre d'inventaire. On peut ajouter la balance comptable, qui est facultative, mais précieuse.
Au titre de chaque exercice social, les entreprises doivent établir et conserver un certain nombre de documents comptables : les pièces justificatives, le document d'inventaire, le livre-journal, le grand-livre et les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).
Le bordereau de caisse est un document où sont indiquées toutes les opérations (encaissements et décaissements) de la journée une par une. La caisse devant être tenue quotidiennement, chaque jour de l'année civile possède son bordereau.
Pour une entreprise, les opérations de caisse sont les décaissements et encaissements en espèces, par chèque et par carte bancaire réalisés au quotidien. Pour une banque, les opérations de caisse englobent les opérations effectuées par sa clientèle, dans les guichets physiques ou automatiques.
L'inventaire de caisse consiste à vérifier toutes les opérations inscrites dans le journal de caisse alors que l'inventaire des immobilisations se déroule à la fin de l'exercice comptable et concerne toutes les immobilisations financières et corporelles.
La comptabilisation des opérations de caisse
- Le compte 53 « caisse » doit être débité, - Il faut créditer les comptes 70 « ventes » et 44571 « TVA collectée ». Les comptes 5112 « chèques à encaisser » et 511 « cartes bleues à encaisser » doivent être débités en cas de paiement par chèque ou carte bleue.
Un document d'inventaire de caisse doit être alors signé par le caissier et le superviseur hiérarchique. Après vérification, tout le montant doit être remis au caissier pour sa conservation dans le coffre-fort de l'association. Vérifier la concordance entre le solde physique et le solde théorique de la caisse.
Le brouillard de caisse consiste à faire le « brouillon » des mouvements (dépenses et recettes) enregistrés dans la journée. Le brouillard de caisse totalise les opérations comptables de la journée, par ordre d'arrivée.
A la clôture de l'exercice comptable, l'entreprise doit établir les éléments de comptabilité générale : le bilan, le compte de résultat, l'annexe, qui sont des états financiers obligatoires.
Ce qu'on appelle en comptabilité “l'état de rapprochement bancaire” permet de rapprocher, à une même date, le solde du relevé bancaire avec le solde du compte en banque.
Un livre de comptabilité est un registre dans lequel sont consignés tous les mouvements financiers de l'entreprise par ordre chronologique. À chacun d'eux, est associé un compte selon le PCG (plan comptable général).
Le fonds de caisse, c'est la somme d'argent contenue dans la caisse enregistreuse. Au début d'une période, on parle du fonds de caisse précédent, il s'agit du dernier montant enregistré dans la caisse. À la fin de cette période, un nouveau montant apparaît.
La tenue d'un livre de caisse est une obligation comptable pour les commerçants qui ont une caisse. Ce document permet de suivre, au quotidien, l'évolution de la caisse. De plus, le livre de caisse est un outil de gestion qui limite les erreurs de caisse.
La tenue de la caisse fonctionne selon les principes suivants : • Principe d'organisation : qui contraint toute structure à définir les tâches, les pouvoirs et les responsabilités ainsi que les circuits de cheminement de l'information, les procédures et les instructions relatives au traitement des données comptables.
Pour clôturer sa caisse, le commerçant peut procéder de deux façons : Manuellement, en éditant lui-même son X de caisse à la mi-journée puis du ticket Z (ou Z de caisse) en fin de journée. Automatiquement, via un logiciel de gestion de caisse.
En fin de journée, le total des recettes et celui des dépenses doivent être calculés et inscrits sur le livre de caisse. Lorsque les mouvements de caisse sont peu nombreux et simples (taux de TVA unique, même type de ventes), le détail des recettes peut être repris directement sur un agenda de caisse.
Chaque commerçant doit réaliser annuellement un inventaire afin de contrôler l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Une entreprise doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire.