Les actes de naissance et de mariage du défunt ainsi que son livret de famille doivent être conservés à vie. Le testament du défunt doit aussi être gardé à vie, car il peut être nécessaire pour régler la succession. Les documents relatifs à la succession (actes notariés, inventaire du mobilier, etc.)
En matière d'assurance, les quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation doivent être conservés deux ans à compter de la date du document, de même que le contrat d'assurance. Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.
Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions."
Certains papiers comme le livret de famille, l'acte de décès, la pièce d'identité ou encore les titres de propriété du défunt seront à conserver toute votre vie.
La nature du document.
- Texte : Extrait d'article, de biographie, de roman, de mémoires, texte de loi, citation, etc. - Carte : Planisphère (quelle projection ?), croquis, anamorphose, schéma, etc. - Graphique : circulaire, histogramme, tableau statistique, etc.
Les papiers d'identité : passeport, carte d'identité nationale, permis de conduire. Ils sont indispensables pour l'identification personnelle, les déplacements et l'accès à de nombreux services. Les documents financiers : informations bancaires, cartes de crédit, chéquiers, déclaration de revenus.
factures d'eau, d'électricité et de gaz : 5 ans, factures de téléphone et internet : 1 an, restitution box : 2 ans à compter de celle-ci ; attestation entretien chaudière : 2 ans.
Il faut les conserver jusqu'à la liquidation de sa retraite
Autres documents à conserver sur le long terme : tous ceux qui sont liés à son activité professionnelle. Ces documents restent incontournables dans le calcul des droits à la retraite.
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il y a l'option de la broyeuse qui est généralement recommandée aux grandes entreprises. Quant aux organisations de taille modeste qui gèrent leurs archives en interne, elles peuvent contacter une structure spécialisée dans la destruction de documents.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Le coffre-fort numérique : il s'agit d'un espace de stockage en ligne que l'entreprise peut utiliser pour déposer ses documents numériques les plus importants. Par exemple, elle peut y garder des pièces d'identité, des bulletins de salaire, des factures et des relevés bancaires.
Le classement des documents en entreprise consiste à mettre en place des processus afin de traiter, classer et archiver des documents en entreprise afin de faciliter leur recherche. Le classement administratif des documents en entreprise est indispensable pour assurer la bonne gestion d'une entreprise.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
un document est un fichier créé dans Word,alors qu'un Fichier est toute unité informationnelle enregistrée sur un support informatique. On peut donc dire qu'un Fichier peut être document lorsque celui-ci est créé dans Word.
Il existe plusieurs types de documents écrits parmi lesquels se trouvent les lettres, les discours, les romans, les poèmes, les brochures, les textes de loi, les rapports officiels, les articles de journaux, les livres et tout autre ouvrage imprimé.
Pour Kaaboub (2011) les documents, selon la nature de l'information, se divisent en documents textuels et non textuels. Les documents non textuels sont de deux types : - la représentation ou image d'un objet (photo, schéma, croquis, dessin, etc.)
En cas de décès, les revenus de la personne décédée sont à déclarer auprès du centre des impôts par son conjoint ou par ses héritiers.
Pour détruire des documents sensibles, il est important d'utiliser une broyeuse à coupe croisée (et non une simple broyeuse à coupe droite), car celle-ci permettra d'obtenir des bandes de papier plus fines. Cela empêchera ainsi les personnes malveillantes de reconstituer les pages avec les bandes de papier.
La quittance est un document à garder durant 3 ans. Les documents liés au prêt sont à conserver 2 ans après la fin du remboursement. Les factures engendrées par des travaux (s'ils sont importants) sont à conserver 10 ans. La preuve de paiement des impôts sera à préserver durant 4 années.