Documents à communiquer aux associés
Les associés doivent recevoir, au moins quinze jours avant l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, un certain nombre de documents sociaux parmi lesquels : les comptes annuels et l'inventaire; le rapport de gestion du gérant.
La convocation doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l'Assemblée générale (AG) par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou électronique (LRE) avec l'accord écrit du copropriétaire.
La convocation à la réunion de l'assemblée générale ordinaire doit parvenir à tous les actionnaires. Les formalités de convocation sont d'ordre public et les statuts ne peuvent pas y déroger. Il est à noter qu'il n'appartient pas à l'actionnaire de rapporter la preuve qu'il n'a pas été convoqué.
Combien de temps à l'avance faut-il convoquer les membres ? Les tribunaux considèrent que le délai entre la convocation et le jour de la réunion de l'assemblée générale de l'association doit être suffisant et le fixent à 15 jours minimum. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent reprendre ce délai ou l'allonger.
Tous les membres de l'association sont autorisés à prendre part à une assemblée générale extraordinaire. Cependant, si les statuts ou le règlement intérieur le prévoient, seuls certains membres peuvent assister à la réunion. Ces derniers sont généralement les membres du conseil d'administration.
Alors comment faire aussi simple que l'email ? Il existe des solutions très proches qui permettent l'envoi de convocations d'AG par voie 100% électronique : LRE ou avis électronique – d'ailleurs l'avis électronique est envoyé sous le format d'un email.
Les convocations sont envoyées par courrier ou remises en main propre à la personne concernée. Sur ce courrier, on trouve quelques grandes informations comme l'heure, la date de rendez-vous, l'adresse de l'établissement et parfois, le motif de la convocation.
Comment est fixé l'ordre du jour ? Le syndic a l'obligation d'élaborer l'ordre du jour de l'assemblée générale en concertation avec le conseil syndical. Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu.
L'Assemblée Générale se déroule fréquemment comme suit : Émargement de la feuille de présence par l'ensemble des membres présents. Désignation d'un président et d'un secrétaire de séance. Lecture des différents points figurant à l'ordre du jour.
Notification. Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés).
Qu'est-ce que l'ordre du jour ? L'ordre du jour est un document qui liste les résolutions qui seront débattues et votées lors de la prochaine Assemblée Générale de copropriété. Envoyé à l'ensemble des copropriétaires, ce programme permet d'organiser le déroulé de la séance.
Le délai de convocation pour une AG est de 21 jours
En cas d'urgence, il est possible de déroger à cette règle et de convoquer dans un délai moindre. Le délai peut alors être réduit mais il doit être laissé aux copropriétaires un temps minimum, notamment, pour s'organiser.
[8]. Récapitulons. Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).
Bien qu'elle soit idéalement déterminée en collaboration avec le conseil syndical, c'est bien souvent le syndic qui va fixer la date de l'assemblée, notamment au regard de la disponibilité des salles. Le choix de la date est totalement libre.
La tenue régulière d'assemblées générales d'une association n'est pas obligatoire (sauf pour certaines associations soumises à des statuts types obligatoires). Certaines situations imposent cependant la convocation d'une assemblée générale.
Une association peut se trouver sans président dans de nombreuses circonstances. À vrai dire, cette situation est même bien plus courante qu'on ne le pense. Néanmoins, l'équipe dirigeante doit absolument s'informer sur leurs obligations aux regards de la loi et des statuts, quand le cas se présente.
Mais, en général, elle a lieu en mars ou bien en décembre. Pour ce qui est des personnes autorisées à y participer, ce sont également les statuts qui les identifient. Ces derniers posent aussi les conditions (âge, statut dans l'association…)
Seuls les procès-verbaux de délibération d'assemblée générale extraordinaire d'une association qui portent sur des modifications statutaires (par exemple le siège social) et les décisions d'assemblée générale ordinaire qui portent sur la nomination des dirigeants doivent être déposés en Préfecture (ou en sous- ...
L'association a le droit d'inscrire les données personnelles des membres dans le fichier des adhérents. Même si cette démarche requiert généralement le consentement préalable des membres de l'association, la structure a le droit de passer outre cette autorisation.
Le quorum peut être fixé au quart, au tiers, à la moitié ou plus des membres de l'association. Il est généralement plus faible lors de la seconde réunion d'une assemblée, c'est-à-dire lorsque que l'assemblée convoquée sur première convocation n'a pu se tenir faute de respect des conditions de quorum.