Les activités d'un centre d'appels se divisent en quatre catégories, l'émission d'appels, la réception d'appels, l'emailing et enfin le tchat. Ces quatre grandes parties nécessitent des qualités, des organisations et des formations différentes.
Le call center est constitué de 4 composantes fondamentales : Les ressources humaines : téléacteurs, superviseurs, formateurs et managers. La technologie : téléphonie, informatique, Internet, logiciels, serveurs, bases de données,… L'infrastructure : mobilier, matériel, écrans,…
Un centre d'appel (aussi appelé centre d'appels, centre de contact, centre de contacts ou call center) est un ensemble de moyens, humains, immobiliers, mobiliers et techniques, qui permet de prendre en charge la relation à distance entre une marque et son marché.
Aussi appelé centre d'appels, le call center est un service dédié au traitement d'appels. Ces centres permettent à une entreprise d'entrer en contact avec ses clients ou de réceptionner leurs demandes. En outre, le call center permet d'entretenir des relations avec sa clientèle.
Contexte Le métier de téléconseiller ou de télévendeur – considéré encore il a quelques années comme un job d'étudiant – s'est professionnalisé. Ainsi, le niveau d'études exigé est plus élevé que précédemment et les perspectives de carrière plus importantes.
Le téléconseiller travaille avec un téléphone et un ordinateur. Il ne répond qu'aux appels entrants (contrairement au télévendeur). Pour une entreprise, une société ou un service public (assurances, banque, sécurité sociale, fabricant, etc.), il joue le rôle de lien direct avec la clientèle, consommateurs ou usagers.
Ses qualités : Le téléconseiller doit être courtois et sociable. Bon communicant, il doit être capable de garder son sang-froid face à des situations stressantes ou des clients mécontents. Il doit être rigoureux et réactif afin d'apporter une réponse claire et rapide aux clients.
Les appels traités par le centre d'appel peuvent être entrants, dans ce cas on parle de réception d'appels ou sortants (émission d'appels), mais dans la pratique, les centre d'appels traitent ces deux types d'appels en simultané (rappel suite à une réclamation, une demande d'information, une modification de commande de ...
Le télévendeur ou conseiller client à distance renseigne la clientèle par téléphone, enregistre des commandes et effectue les relances clients. Cependant l'essentiel de son temps consiste à démarcher de nouveaux clients et à proposer des visites de représentants. Il peut également effectuer des enquêtes marketing.
Les principaux risques
Des conditions de travail astreignantes peuvent entraîner : une dégradation de l'état de santé des salariés (fatigue, stress, anxiété, troubles du sommeil, épuisement nerveux…), des difficultés pour l'entreprise (absentéisme, démotivation, turnover, difficultés de recrutement et de fidélisation).
VOCALIS CENTER : une branche dédiée à la formation aux métiers des centres d'appel et de téléconseillers ; EMMACUEIL : une Ecole des Métiers de l'Accueil (Réceptionniste, standardiste, guide, hôtesse, secrétaire de direction, responsable clientèle, …)
L'émission d'appels consiste à effectuer des appels dans l'objectif de traiter de l'information auprès d'un client ou de faire de la prospection.
Il n'existe pas de formation spécifique pour devenir téléconseiller, aucun diplôme n'est obligatoire. Par contre, il est recommandé de valider un diplôme de niveau BAC pour s'insérer facilement dans la profession : BAC Pro Métiers de l'Accueil, BAC Pro Métiers du Commerce et de la Vente, …
Parce que le métier est accessible
Dans ce secteur très méritocratique, les recruteurs privilégient les qualités personnelles des candidats à leurs diplômes. Aisance relationnelle, sens de l'écoute et esprit d'équipe sont les clés de la réussite.
La formation initiale des conseillers clientèle a deux objectifs : valider la motivation des collaborateurs, et leur donner le bon niveau de compétence : un savoir lié au métier (votre contexte, votre entreprise, vos objectifs, les process), et un savoir lié à la communication et à la relation clients.
Vous pouvez utiliser une formule du genre : « Bonjour (nom de l'appelant). Je m'appelle (votre nom), je serai heureux de vous aider. ». Utiliser le nom de la personne qui appelle et le dire correctement est un moyen efficace de lui faire savoir que vous avez l'intention de l'aider.
Le rôle du téléprospecteur est de trouver des nouveaux clients intéressés par les produits vendus par son entreprise. A partir d'une banque de fichiers de particuliers susceptibles de répondre favorablement à sa démarche, il réalise de nombreux appels téléphoniques pour présenter l'intérêt de ses propositions.
Quelle différence entre le « commercial » et le « technico-commercial » ? Le commercial met en avant les avantages produits aux clients. Son objectif : convaincre les clients d'acheter. Le technico-commercial définit la solution la mieux adaptée à ses clients.